Important
Cette fonctionnalité est soumise aux feature flags Domaine Portail ventes > Libellés Vente Facturx et Statut Vente Facturx.
Dans le cadre de la législation française, les entreprises établies en France doivent émettre et recevoir les factures dématérialisées à travers une Plateforme Agréée qui sert d'intermédiaire entre le client et le fournisseur.
Dans Akuiteo, le standard de facture dématérialisée pris en charge est Factur-X.
Générer la Factur-X associée à une facture
Pour pouvoir envoyer une facture de vente au client via la Plateforme Agréée, la Factur-X associée doit d'abord être générée.
Prérequis :
- Un Mode de communication pour la Plateforme Agréée doit être paramétrée en amont. Pour plus d'informations sur le paramétrage du mode de communication, voir Gérer la communication vers la Plateforme Agréée pour les factures de vente.
- La Gestion des PDF originaux par type de document doit être paramétrée en amont. Pour plus d'informations sur le paramétrage des PDF originaux pour les factures et avoirs clients, voir Factures et avoirs client.
- Le SIRET sur le site de facturation du client (Tiers > Client > onglet Sites > section Informations du Site) doit être renseigné.
- Si le mode de règlement est Prélèvement, le site de facturation ou le client facturé doit être associé à un mandat actif (voir Créer un mandat).
- Si le mode de règlement de la facture est Virement ou Virement devise, le Journal de trésorerie doit être renseigné dans l'onglet Dématérialisation.
- Si le montant de TVA est nul sur la facture, le champ Exonération (VATEX) doit être renseigné dans l'onglet Entête > section Informations générales.
Unitairement
| 1 | Depuis Gestion > Ventes > Factures, enregistrez la facture en cours de création. |
Le Statut de transmission, visible sur l'Entête de la facture, est A transmettre.
| 2 | Allez dans Edition > Comptabiliser et éditer la facture. |
La facture est comptabilisée.
Depuis l'onglet Documents liés, la Factur-X au format PDF est marquée comme Document original.
Si le feature flag Domaine Portail ventes > Libellé Doc Vente Facturx est activé, les documents marqués à transmettre sont intégrés en pièce jointe de la Factur-X (voir Marquer un document comme à transmettre ou non pour la dématérialisation des factures).
La facture peut ensuite être transmise via le batch DematEmissionFacturesVente ou manuellement depuis la fonction dédiée.
Référence
Pour plus d'informations sur la transmission de Factur-X de vente, voir Transmettre les Factur-X.
En lot
| 1 | Depuis Gestion > Ventes > Factures, faites une recherche de factures. |
| 2 | Faites un clic droit sur une sélection de factures non comptabilisées et cliquez sur Comptabiliser les factures / avoirs sélectionnés. |
| 3 | Sélectionnez un modèle d'édition dans le champ Choix du modèle Factures. |
| 4 | Si besoin, renseignez d'autres paramètres (voir Comptabiliser plusieurs factures ou avoirs). |
| 5 | Cliquez sur Lancer la comptabilisation à droite et confirmez le lancement. |
Les factures sont comptabilisées.
Depuis l'onglet Documents liés des factures, la Factur-X au format PDF est marquée comme Document original.
Si le feature flag Domaine Portail ventes > Libellé Doc Vente Facturx est activé, les documents marqués à transmettre sont intégrés en pièce jointe des Factur-X (voir Marquer un document comme à transmettre ou non pour la dématérialisation des factures).
Les factures peuvent ensuite être transmises via le batch DematEmissionFacturesVente ou manuellement depuis la fonction dédiée.
Référence
Pour plus d'informations sur la transmission de Factur-X de vente, voir Transmettre les Factur-X.
Note
L'édition d'une liste de factures depuis les résultats de recherche ne permet pas de générer le fichier XML associé aux Factur-X.
Gérer les informations de dématérialisation
Vous devez renseigner certains champs spécifiques afin de préparer la facture pour la dématérialisation. Pour anticiper, vous pouvez choisir de renseigner ces informations dès le devis, la commande, le tableau de facturation, le contrat ou la livraison.
Les informations de dématérialisation sont présentes dans l'onglet Dématérialisation des pièces de vente : devis, commandes, tableaux de facturation, contrats, livraisons et factures.
Les champs suivants permettent de renseigner les informations concernant la facture dématérialisée :
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro de contrat | Numéro du contrat lié à la facture. |
| Nom Marché | Identifiant correspondant au marché ou à l'appel d'offres lié à la facture. |
| Numéro d'engagement | Numéro d’ordre de vente lié à la facture. |
| Date d'effet | Date d'effet de l'engagement, du contrat ou du marché. |
Site de facturation
Par défaut, lors de la création d'une pièce, les informations renseignées dans la section Site de facturation sont reprises depuis l'onglet Dématérialisation du site de facturation de la pièce. Si besoin, ces informations peuvent être modifiées sur la pièce.
Note
Le champ Journal de trésorerie est présent uniquement sur les factures.
Référence
Pour plus d'informations sur l'onglet Dématérialisation du site de facturation, voir Gérer les informations de dématérialisation.
Cycle de vie PA
La section Cycle de vie PA est visible uniquement depuis les factures.
Les informations affichées dans cette section sont automatiquement mises à jour lorsqu'un fichier CDAR correspondant à la facture dématérialisée est récupéré par le batch DematReceptionCDVFacturesVente (voir Batch DematReceptionCDVFacturesVente). Un fichier CDAR est un document XML qui contient une information concernant le cycle de vie d'une facture dématérialisée.
Ces informations ne peuvent pas être directement renseignées ou modifiées, sauf Statut facture PA en cas d'erreur.
| Champ | Description |
|---|---|
| Référence externe (PA) |
Référence externe unique de la facture dématérialisée sur la Plateforme Agréée (PA). Ce champ n'est pas modifiable. |
| Statut facture PA |
Statut correspondant à l'avancement dans le cycle de vie de la facture dématérialisée : en attente, déposée, refusée, encaissée, etc. Référence Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures. Pour modifier le Statut facture PA, voir Modifier le statut facture PA. Depuis Akuiteo, les actions suivantes modifient le statut :
Les autres statuts peuvent uniquement être transmis par le client et récupérés par le batch DematReceptionCDVFacturesVente (voir Batch DematReceptionCDVFacturesVente). |
| Date de dernière maj du statut |
Date de dernière mise à jour du Statut facture PA. Cette date est mise à jour automatiquement à la date du jour lors de chaque changement du Statut facture PA. |
| Code motif refus/rejet et Motif refus/rejet |
Code et nom du motif lorsque la facture a été refusée/rejetée par le client. Les motifs de rejet/refus concernent les cas suivants :
Les valeurs possibles sont les motifs de refus/rejet officiels. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la norme XP Z12-012 de l'AFNOR. |
| Code action attendue et Action attendue |
Code et nom de l'action attendue pour corriger la facture lorsqu'elle a été refusée/rejetée par le client. Les valeurs possibles sont les actions attendues officielles. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la norme XP Z12-012 de l'AFNOR. |
| Motif | Commentaire divers renseigné par le client. |
| Données invalides | Lorsque des balises sont invalides dans la Factur-X, le client indique les noms des balises concernées, qui sont ensuite affichés dans le champ Données invalides. |
Statut technique
La section Statut technique est visible uniquement depuis les factures.
Cette section contient les informations techniques concernant le traitement de la facture par les batchs DematEmissionFacturesVente, DematReceptionCDVFacturesVente et DematEmissionCDVFacturesVente.
Ces informations ne sont pas modifiables manuellement.
| Champ | Description |
|---|---|
| Statut technique |
Statut correspondant à l'avancement technique de la facture suite au traitement par les batchs. Référence Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures. |
| Date de dernière maj du statut tech | Date de la dernière mise à jour du statut technique. |
| Nombre de retry | Nombre de tentatives de transmission de la Factur-X vers la Plateforme Agréée. |
Transmettre les Factur-X
| DMF | 020577 VENTES FACTURE TRANSMISSION FACTURX |
La transmission des Factur-X permet de transmettre les Factur-X vers la Plateforme Agréée selon le mode de communication paramétré depuis le Portail Paramétrage.
Référence
Pour plus d'informations sur le paramétrage de la communication vers la Plateforme Agréée, voir Gérer la communication vers la Plateforme Agréée pour les factures de vente.
Seules les factures qui respectent les conditions suivantes peuvent être transmises :
- Le Statut de transmission PA doit être 1 - A transmettre (onglet Entête).
- Les factures doivent être comptabilisées.
- Les factures ne doivent pas être de type Interne (onglet Entête > section Informations générales).
- Les factures doivent posséder un PDF original (onglet Documents liés).
Transmettre les Factur-X avec le batch DematEmissionFacturesVente
Le batch DematEmissionFacturesVente permet de transmettre les Factur-X vers la Plateforme Agréée.
Référence
Pour plus d'informations sur le batch DematEmissionFacturesVente, voir Batch DematEmissionFacturesVente.
Transmettre manuellement les Factur-X
La transmission manuelle de Factur-X permet de rechercher et sélectionner précisément les factures à transmettre à la Plateforme Agréée.
| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Transmission des Factur-X. |
L'écran de recherche de factures s'ouvre.
| 2 | Renseignez les critères souhaités et lancez la recherche de factures. |
Note
Si des factures sont déjà en attente de dématérialisation, celles-ci sont affichées en gras et la colonne Sélectionnée affiche OUI.
| 3 | Sélectionnez les factures à dématérialiser et cliquez sur  en haut du tableau de résultats. |
La liste de toutes les factures en attente de dématérialisation s'ouvre.
Astuce
Pour retirer des factures, sélectionnez-les et cliquez sur 
en haut du tableau.
| 4 | Cliquez sur  dans la barre d'action et allez dans Edition > Transmettre les factures. |
Les Factur-X sont transmises vers la Plateforme Agréée selon le mode de communication paramétré depuis le Portail Paramétrage.
Le Statut de transmission PA des factures transmises passe à 2 - Transmise.
Modifier le statut facture PA
| DMF | 020576 VENTES FACTURE MISE A JOUR STATUT DEMATERIALISATION |
Si besoin, le statut facture PA peut être modifié ponctuellement en cas d'erreur de saisie par le client.
Référence
Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.
Important
Cette modification manuelle de statut affecte uniquement l'affichage dans Akuiteo et ne sera pas envoyée à la Plateforme Agréée.
Prérequis : Les factures doivent être comptabilisées.
| 1 | Ouvrez la fenêtre de modification de statut facture PA : |
-
depuis la fiche d'une facture dans Edition > Modifier le statut facture PA, ou
-
par clic droit sur une sélection de résultats de recherche de factures > Modifier le statut facture PA des lignes sélectionnées.
| 2 | Sélectionnez le nouveau Statut de dématérialisation et cliquez sur Valider. |
Le statut facture PA est modifié.
Modifier le statut de transmission PA
| DMF | 020578 VENTES FACTURE MODIFIER STATUT TRANSMISSION PA |
Le statut de transmission PA correspond au statut de la transmission initiale de la facture vers la Plateforme Agréée. Le Statut de transmission PA est affiché en haut de l'onglet Entête des fiches des factures. Le statut peut être modifié si besoin, par exemple pour indiquer qu'une facture ne sera pas transmise ou qu'elle a déjà été transmise.
Référence
Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.
| 1 | Ouvrez la fenêtre de modification de statut de transmission PA : |
-
depuis une facture >
à droite de 
dans la barre d'action > Actualiser le statut de transmission PA, ou -
par clic droit sur une sélection de résultats de recherche de factures > Actualiser le statut de transmission PA.
| 2 | Sélectionnez le nouveau Statut transmission PA et cliquez sur Valider. |
Le statut de transmission PA des factures est modifié.
Gérer la transmission de l'encaissement des échéances
Lorsqu'une facture a été transmise à la Plateforme Agréée et que le client a réglé une échéance, l'encaissement de cette échéance peut ensuite être communiqué au client via la Plateforme Agréée.
Modifier l'état de transmission d'une échéance
| DMF | 020579 VENTES FACTURE MODIFIER ETAT DE TRANSMISSON PA DE L'ÉCHEANCE |
Dans le détail d'une échéance depuis l'onglet Echéances d'une facture, le champ Transmission PA permet de connaître l'état de transmission d'une échéance.
Référence
Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.
Par défaut, l'état de transmission d'une échéance est A transmettre. Si besoin, l'état de transmission peut être modifié, par exemple pour retransmettre l'encaissement de l'échéance en cas d'erreur ou pour empêcher la transmission pour une échéance.
| 1 | Depuis l'onglet Echéances d'une facture, faites un clic droit sur la ligne d'échéance souhaitée puis cliquez sur Modifier l'état de transmission PA. |
| 2 | Sélectionnez le nouvel état de Transmission PA et cliquez sur Valider. |
L'état de transmission PA de l'échéance est modifié.
Transmettre l'encaissement des échéances
Les encaissements des échéances sont transmis grâce au batch DematEmissionCDVFacturesVente (voir Batch DematEmissionCDVFacturesVente).
Seules les échéances qui respectent les conditions suivantes sont traitées par le batch :
-
L'état de transmission des échéances doit être A transmettre.
-
Les échéances doivent être réglées.
-
Les échéances doivent être liées à des factures ayant au moins une ligne avec un régime de TVA à l'encaissement.
-
Le site de livraison des factures associées doit être en France.
Lorsque le batch a transmis l'encaissement d'une échéance, le Statut facture PA dans l'onglet Dématérialisation de la facture correspondante passe à 212 - Encaissée.
