Gérer les clients et prospects

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour renseigner automatiquement les champs suivants à partir du numéro de SIRET ou de SIREN : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

• le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du client ou prospect.
• le responsable commercial et le responsable compte.
• le statut : hors cible, prospect, court terme...
• les dates d'ouverture et de fermeture du compte client ou prospect.

• Groupe si un client/prospect fait partie du même groupe que la société de travail.
• Non comptabilisé si le client/prospect n'est pas comptabilisé.
• Géré en affacturage si le paiement des créances du client/prospect est géré par une société d'affacturage. Cette case est visible uniquement si la société associée au client est ***** ou paramétrée avec le pays FR.
• Dématérialisation des factures si le client/prospect accepte les factures au format électronique.
• Externe / interne / virtuel en fonction du type de client/prospect. Un client interne permet la création des affaires internes. Par exemple, une société peut commander des prestations à une autre société de son groupe.

Dans la liste déroulante située à droite du champ Jour, sélectionnez une option parmi :

• Début de mois : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué en début de mois.
• Fixe : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué à date fixe. Le jour doit être indiqué dans le champ le.
• Fin de mois : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué en fin de mois.

Un jour du mois fixe peut être défini en renseignant une valeur entre 01 et 30 dans le champ le.

• Exonéré : Cochez cette case si vous souhaitez que le site principal soit exonéré de TVA. Cette option permet uniquement de cocher la case Exonéré TVA sur le site principal. Cette option est affichée uniquement si le client est localisé dans le même pays que celui de la société de connexion.
• Exonéré TVA Intracomm. : Cochez la case si le client ou client prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le client est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du client est coché UE.

• N° de T.V.A. : numéro de TVA intracommunautaire.
• Domaine : ce code renvoie à une table permettant de définir des équivalences entre codes TVA pour les clients/prospects. En saisie de pièce, le système pourra modifier la TVA du produit vendu par la TVA définie en équivalence.

• Famille et sous-famille de classification du client ou prospect.
• Profession, catégorie professionnelle, code de regroupement et secteur du client ou prospect.
• Type : Sélectionnez dans la liste d'aide le type désiré. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche client.

• Codes exclusion : codes/mots clés (séparateur au choix) permettant d'exclure le client de certains états de suivi et d'analyse.
• Mots clés pour rechercher un client ou prospect.

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Depuis l'onglet Général > section Identité, double-cliquez sur l'une des trois cases souhaitées à coté du nom du tiers.

Une fenêtre s'ouvre et contient la liste des indicateurs couleurs disponibles.

L'indicateur couleur est associé au client.

• Depuis une fiche client, cliquez sur l'onglet Sites puis cliquez sur à droite du tableau.
• Depuis une fiche site :
  • Allez dans Tiers > Sites et lancez une recherche.
  • Depuis le résultat de recherche, ouvrez la fiche site client qui vous intéresse et cliquez sur .

La fenêtre de création de la pièce s'affiche. Les informations concernant le client / prospect sont pré-remplies dans la pièce de gestion.

• DONORDRE : donneur d’ordre – Type acteur
• CL_A_FACT : client à facturer – Type facture

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Cliquez sur > et choisissez les liens et le tiers qui doit être lié.

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Cliquez sur l'icône pour valider.

La facture est exclue du prélèvement à venir. La colonne Exclue du prlv. de la section Factures est renseignée avec l'icône pour la facture concernée.

• Oui pour créer le compte auxiliaire du client,
• Non pour ne pas créer le compte auxiliaire du client.

Le prospect est transformé en client.

Le prospect est transféré vers le client ou prospect de destination.

• Société : nom de la société concernée par le client
• Division : division de la société
• Etablissement : établissement de la société
• N° client entre : numéro des clients dont les factures seront éditées
• Factures et règlements du : intervalle de dates des factures et règlements
• Factures à régler (date d'échéance) avant le : date d'échéance des factures avant laquelle les factures seront éditées
• Ne tient pas compte des règlements postérieurs au : date de règlement après laquelle les règlements ne seront pas édités
• Critère de tri :
  • Par nom du client : les factures seront triées par ordre alphabétique des noms des clients
  • Par code client : les factures seront triées par ordre croissant des codes clients

• Factures dont l'échéance est antérieure au : date d'échéance avant laquelle les relances clients seront éditées
• A la date du : date de la relance
• Code client entre : code des clients dont les relances seront éditées

Les données commerciales liées à un client ou prospect (adresse, contact, événements, pièce de gestion) s'affichent.

• La section Adresse reprend les données de l'onglet Général.
• La section Notes reprend les données de la section Notes sous l'onglet Général.
• La section Contacts reprend les données de l'onglet Général.
• La section Évènements est un tableau récapitulatif des événements liés au client ou prospect.
• Les sections Chaîne vente et Chaîne achat permettent de consulter les lignes des chaînes Ventes et Achats. Notez que les pièces de ventes à l'état signé n'apparaissent pas dans le tableau.

• Indicateur de rentabilité des affaires du client par année et montant.
• Délai de paiement des échéances client / prospect : affiche le nombre de créances clients / prospects par délai de paiement restant pour connaître les délais qui restent avant paiement des créances.
• Facturation par famille d'article : affiche le montant facturé des familles d'articles par année.
• Facturation globale par famille d'article : affiche la proportion de chaque famille d'article facturé par rapport au montant total facturé par année.
• Facturation par sous famille d'article : affiche le montant facturé des sous-familles d'articles.
• Facturation globale par sous famille d'article : affiche la proportion de chaque sous-famille d'article facturé par rapport au montant total facturé par année.

• Pas de blocage : malgré le dépassement de l’encours, vous autorisez la création des pièces de gestion client.
• Alerte : quand l’encours est dépassé, une alerte indiquant que l’encours est dépassé s’affiche. Vous pouvez quand même créer la pièce de gestion.
• Blocage : la création de la pièce de gestion est impossible une fois l’encours dépassé.
• Dans le champ Montant, indiquez le seuil à partir duquel les actions de blocage doivent être mises en place. Ex : 7 000.
• Bloquer toute action quel que soit l’en-cours : pas de limite d’encours. Lorsque cette case est cochée :
  • les options précédemment citées sont grisées.
  • la section Bloquer la création / modification des : ne peut pas être renseignée.
  • la section Calculer l'encours à l'aide des : ne peut pas être renseignée.

L’option de blocage est désormais active.