Paramétrer les règles de gestion

Les règles de gestion sont des paramètres supplémentaires qui permettent d'activer diverses fonctionnalités dans Akuiteo.

Le paramétrage des règles de gestion est accessible depuis l'Application Desktop > Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion.

Par défaut, le menu de paramétrage Règles de gestion affiche la liste des règles de gestion et des pilotes applicatifs activés dans Akuiteo.

Pour rechercher parmi toutes les règles de gestion, qu'elles soient activées ou non, cliquez sur en haut à droite de l'écran afin d'afficher les critères de recherche.

1 Ouvrez la règle de gestion souhaitée.
2 Allez dans l'onglet de la société souhaitée et cochez Activer.

La règle de gestion peut être activée :

  • Sur une ou plusieurs sociétés en particulier ;
  • Sur la société ***** afin qu'elle soit activée sur toutes les sociétés.
3 Renseignez les paramètres souhaités et enregistrez.

Pour les demandes d'absence (Application Desktop > Favoris > Mes demandes d'absence), permet de calculer automatiquement la Date de fin à partir de la Date de début et du Nombre de jours.

La règle de gestion contient le paramètre Autoriser la saisie de la date de fin :

  • Si Oui est sélectionné, le champ Date de fin peut être renseigné manuellement pour la demande d'absence.
  • Si Non est sélectionné, le champ Date de fin est grisé et seule la durée peut être renseignée.

Permet de définir l'affichage des données personnalisées dans l'onglet Informations générales d'une affaire (Gestion > Affaires).

Lorsque la règle de gestion est activée, l'affichage des données personnalisées est déterminé par le paramétrage de la règle de gestion au lieu d'afficher les 5 premières données personnalisées.

La règle de gestion contient les paramètres suivants :

  • Nombre de DP à afficher (0 = tout masquer) : Renseignez le nombre de données personnalisées à afficher. Si le champ est vide, 5 données personnalisées sont affichées. Si 0 est renseigné, aucune donnée personnalisée n'est affichée.
  • Nombre de colonnes à utiliser : Renseignez le nombre de colonnes pour l'affichage des données personnalisées. Ce champ est obligatoire pour la prise en compte de la règle de gestion. Si 0 est renseigné, aucune donnée personnalisée n'est affichée.
  • Indice de la première donnée personnalisée (vide = affichage à partir du plus petit numéro d'indice paramétré) : Renseignez la position de la première donnée personnalisée à afficher en fonction des numéros d'ordre des données personnalisées. Si le champ est vide, l'affichage commence à partir de la première donnée personnalisée.

Exemple

Les données personnalisées suivantes été paramétrées pour les affaires :

  • Budget en numéro d'ordre 1,
  • Numéro de contrat et Statut en numéro d'ordre 2,
  • Date de dernier suivi en numéro d'ordre 3.

Je renseigne 4 dans le paramètre Indice de la première donnée personnalisée (vide = affichage à partir du plus petit numéro d'indice paramétré) de la règle de gestion.

L'affichage des données personnalisées sur la fiche affaire commencera à Date de dernier suivi car c'est la 4ème donnée personnalisée en fonction des numéros d'ordre.

Permet de définir la ressource à prendre en compte lors de la génération du planning depuis un devis ou une commande client.

Par défaut, la ressource renseignée sur la fiche du produit vendu est prise en compte pour l'élément de planning généré, même si la ligne de devis contient une ressource renseignée.

Lorsque la règle de gestion est activée, la ressource renseignée sur la ligne de devis est prise en compte à la place pour l'élément de planning généré.

La règle de gestion contient le paramètre Si oui dans libre 1 alors on se cale depuis la date de livraison et non depuis la date de livraison -1 :

  • Si Oui est sélectionné, la date de fin de l'élément de planning correspondra à la date de livraison.
  • Si Non est sélectionné, la date de fin de l'élément de planning correspondra à la veille de la date de livraison.

Permet de rendre automatique l'historisation des commandes fournisseur (Gestion > Achats > Commandes fournisseurs) lors de leur réception dans Edition > Réceptionner la commande sur Quantité / Réceptionner la commande sur montant, ou par clic droit sur des lignes > Réceptionner les lignes sélectionnées. L'historisation d'une commande permet de conserver l'image de la commande initiale après la réception. Sur une commande non historisée, chaque ligne de commande sera supprimée après sa réception.

Lorsque la règle de gestion est activée, la fenêtre proposant d'historiser la commande n'est plus affichée lors de la réception partielle ou totale de la commande et l'historisation est systématiquement effectuée.

Permet de définir les informations affichées sur les blocs d'opportunités des fiches clients ou prospects dans le Portail Ventes > CRM > Clients puis onglet Activités.

Par défaut, les informations affichées sont la date de signature prévisionnelle, le montant, le nombre de jours et le portefeuille.

Lorsque la règle de gestion est activée, ces informations sont remplacées par celles dont le code est renseigné dans le paramètre Contenu à afficher sur la carte de la règle de gestion.

La liste des codes disponibles est indiquée dans la description de la règle de gestion.

Note

Jusqu'à 4 valeurs peuvent être affichées. Au-delà de 4 codes renseignés dans la règle de gestion, seuls les 4 premiers seront pris en compte et affichés dans les opportunités.

Exemple

Dans la règle de gestion CLI_ACTIVITES_OPP, je renseigne MONTANT;DEVISE;PROBABILITE dans le paramètre Contenu à afficher sur la carte.

Sur une fiche client (Portail Ventes > CRM > Clients puis onglet Activités), les blocs d'opportunités contiennent donc les colonnes Montant, Devise et Probabilité.

Permet d'activer la gestion des indicateurs couleurs sur les fiches client.

Lorsque la règle de gestion est activée, chaque client peut être associé à des indicateurs couleurs (3 maximum par client). Ces couleurs permettent d'apporter des informations supplémentaires sur les clients et leur signification est propre à chaque entreprise.

Ensuite, les indicateurs couleurs d'un client sont visibles :

  • depuis l'Application Desktop, sur chaque pièce de vente et sur chaque demande du client.
  • depuis le Portail Ventes, sur chaque pièce de vente du client.
  • depuis le Portail Support, sur chaque demande du client.

Pour définir des indicateurs couleurs sur des fiches client, les indicateurs client doivent préalablement être paramétrés depuis l'Application Desktop > Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Vente > Gestion des indicateurs couleur client.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des indicateurs couleurs, voir Indicateurs couleurs.

Une fois les indicateurs couleurs paramétrés, ceux-ci peuvent être appliqués sur chaque fiche client.

Référence

Pour plus d'informations sur l'ajout d'indicateurs couleurs pour un client, voir Appliquer des indicateurs couleurs.

Permet de définir des délégations lorsqu'un responsable est absent afin de pouvoir contrôler les temps des collaborateurs.

Lorsque cette règle de gestion est activée, l'entrée de menu Favoris > Mes délégations devient visible dans l'Application Desktop et permet de donner délégation à un autre responsable afin de contrôler les temps des collaborateurs du responsable absent.

Lorsque le feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Changer De Collaborateur est activé, cette délégation permet également au responsable d'afficher et de gérer l'agenda et l'activité d'un collaborateur faisant partie de cette délégation depuis le Portail Collaborateur > Collaborateur > Agenda et Mon activité.

Dans ce cas, si le responsable possède le DMF :

  • 161213 SERVICES COLLAB DELEGATION DELEGATION SYSTEMATIQUE APPROBATION POUR TOUS LES COLLAB, alors il peut voir les collaborateurs pour lesquels il a une délégation paramétrée.
  • 161209 SERVICES COLLAB DELEGATION DELEGATION SYSTEMATIQUE TEMPS POUR TOUS LES COLLAB, alors il peut voir tous les collaborateurs non génériques de la société.

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Facilitation Saisie Temps.

Pour que la règle de gestion fonctionne :

  • L'authentification SAML doit être activée et paramétrée (voir Configurer l'authentification SAML).
  • Une clé de chiffrement AES doit être paramétrée sur le serveur Akuiteo. Cette clé correspond au paramètre -Dak.secret au démarrage du serveur Akuiteo.
  • La connexion à Exchange avec l'API Microsoft Graph doit être configurée (voir Configuration pour Microsoft Graph).
  • Le mode de saisie des temps passés doit être en heures-minutes ou en heures-centièmes (voir Mode de saisie des temps).

Permet d'extraire les événements depuis les calendriers externes des collaborateurs afin de pouvoir générer des propositions de temps passés correspondants depuis le Portail Collaborateur > Collaborateur > Agenda.

La règle de gestion contient le paramètre Calendrier externe qui permet de renseigner l'outil de calendrier utilisé. Seule la valeur OUTLOOK est disponible.

L'adresse mail du calendrier prise en compte pour chaque utilisateur correspond au code de l'utilisateur correspondant.

Note

La prédiction des affectations peut également être paramétrée afin de prédire automatiquement les affectations associées aux propositions générées.

Pour plus d'informations, voir Paramétrer la prédiction des affectations par IA.

Permet de rendre automatique la signature des cotations (Gestion > Achats > Cotations) lors de leur transformation en commande dans Edition > Transformer en commande.

Lorsque la règle de gestion est activée, la fenêtre proposant de signer la cotation n'est plus affichée lors de la transformation en commande et la signature est systématiquement effectuée.

Permet d'activer la fonction de contrôle budgétaire.

Référence

Pour plus d'informations, voir Contrôle budgétaire.

Permet d'activer la connexion au connecteur Bsoft.

Lorsque la règle de gestion est activée, les organisations, les stages et les sessions peuvent être synchronisés avec Bsoft afin de permettre aux participants aux formations d'accéder à l'émargement électronique.

Important

Une souscription à Bsoft est nécessaire pour activer la connexion.

Avant d'activer cette règle de gestion, veuillez contacter votre chef de projets Akuiteo.

Référence

Pour plus d'informations sur l'utilisation du connecteur Bsoft, voir Utiliser le connecteur Bsoft.

Permet d'associer un formateur à plusieurs sessions de formation dans la même journée.

Lorsque la règle de gestion est activée, la durée totale des sessions de la journée sur lesquelles le formateur est associé n'est pas contrôlée.

Référence

Pour plus d'informations sur les sessions de formation, voir Gérer les sessions de formation.

Permet d'autoriser la saisie manuelle du numéro de facture ou d'avoir lors de la création d'une facture ou d'un avoir depuis les chaînes achats et ventes.

Lorsque la règle est activée, les DMF suivants doivent être activés :

  • 020520 VENTES FACTURE SAISIE NUMERO (FACT/AVOIR) pour la chaîne ventes.
  • 040619 ACHATS FACTURE SAISIE NUMERO (FACT/AVOIR) pour la chaîne achats.

Permet de rendre disponible l'utilisation du nouveau Microsoft Outlook en tant que logiciel de courrier pour les envois de mail depuis Akuiteo.

Lorsque la règle de gestion est activée :

  • le menu Bureautique est accessible dans les préférences d'Akuiteo (Application Desktop > Edition > Préférences > Générales > Bureautique).
  • l'option Microsoft Outlook (new) peut être sélectionnée en tant que logiciel de courrier depuis les préférences d'Akuiteo.

Référence

Pour plus d'informations, voir Bureautique.

Permet d'utiliser le planning et la saisie des temps passés en heures centièmes depuis l'Application Desktop et les portails web.

Cette règle de gestion permet de saisir du planning en heures centièmes sans avoir besoin de saisir une heure de début et une heure de fin. Ainsi, il est uniquement nécessaire de saisir la durée en heures centièmes de l'élément de planning.

Lorsque la règle de gestion est activée, les plannings de l'Application Desktop ne sont plus accessibles :

  • Gestion > Affaires puis Edition > Planning ;
  • Gestion > Affaires > onglet Lots et tâches > clic droit sur une ligne > Planning graphique de la charge et Planning graphique du lot.
  • Gestion > Affaires puis clic droit depuis une sélection de résultats > Planning graphique des affaires sélectionnées ;
  • Gestion > Affaires puis clic droit depuis une sélection de résultats > Planning des collaborateurs par affaire ;
  • Gestion > Ventes > Devis puis Edition > Planning > Consulter le planning ;
  • Favoris > Mon planning ou Favoris > Mon planning graphique lorsque la règle de gestion PL_CHARGE est activée ;
  • Favoris > Mon planning ;
  • Tiers > Collaborateurs puis Edition > Planning graphique.

De plus, le batch PlanningExchange et le module Formation d'Akuiteo ne sont pas compatibles avec l'activation de cette règle de gestion.

Important

Cette règle de gestion ne peut pas être activée puis désactivée comme une règle de gestion standard. En effet, les éléments de planning saisis avec la règle de gestion activée ne seront pas affichés correctement avec la règle de gestion désactivée.

La règle de gestion PLG_HHCC n'est pas compatible avec la règle de gestion PLG_HORODATE.

Permet d'utiliser le planning en horodaté, avec une heure de début et de fin pour chaque élément de planning depuis l'Application Desktop et le portail Project.

Important

Cette règle de gestion ne peut pas être activée puis désactivée comme une règle de gestion standard. En effet, les éléments de planning saisis avec la règle de gestion activée ne seront pas affichés correctement avec la règle de gestion désactivée.

La règle de gestion PLG_HORODATE n'est pas compatible avec la règle de gestion PLG_HHCC.

Permet de masquer un ou plusieurs des champs suivants sur le formulaire des éléments de planning : Journée entière, Termine à midi, Commence l'après-midi, Réunion visio et Couleur.

Note

La case Journée entière reste toujours cochée par défaut pour les éléments de planning provenant de demandes d'absence, même si le champ Journée entière est masqué.

Pour définir les champs à masquer, renseignez les codes correspondants dans le champ Informations à masquer pour l'élément de planning de la règle de gestion :

  • JOURNEE_ENTIERE pour le champ Journée entière ;
  • TERMINE_A_MIDI pour le champ Termine à midi ;
  • COMMENCE_AM pour le champ Commence l'après-midi ;
  • REUNION_VISIO pour le champ Réunion visio ;
  • COULEUR pour le champ Couleur.

Les codes doivent être séparés par des virgules.

Permet de définir les informations affichées sur les éléments de planning du Portail Collaborateur > Collaborateur > Agenda.

Lorsque la règle de gestion est activée, les informations affichées par défaut sont remplacées par celles dont le code est renseigné dans les paramètres suivants :

  • Informations à afficher pour un planning en vue liste ;
  • Informations à afficher pour un planning en vue colonne ;
  • Informations à afficher au survol d'un planning.

La liste des codes disponibles est indiquée dans la description de la règle de gestion.

Le paramètre Commentaire de tâche visible permet, lorsque Oui est sélectionné, de visualiser le commentaire de la tâche dans le détail de la tâche depuis l'élément de planning. Le détail de la tâche est visible lorsque l'utilisateur possède le DMF 061604 AFFAIRE TACHE RECHERCHER.

Permet de définir les informations affichées sur les temps passés du Portail Collaborateur > Collaborateur > Agenda.

Lorsque la règle de gestion est activée, les informations affichées par défaut sont remplacées par celles dont le code est renseigné dans les paramètres suivants :

  • Informations à afficher pour une fiche de temps en vue liste ;
  • Informations à afficher pour une fiche de temps en vue colonne ;
  • Informations à afficher au survol d'une fiche de temps.

La liste des codes disponibles est indiquée dans la description de la règle de gestion.

Le paramètre Commentaire de tâche visible permet, lorsque Oui est sélectionné, de visualiser le commentaire de la tâche dans le détail de la tâche depuis le temps passé. Le détail de la tâche est visible lorsque l'utilisateur possède le DMF 061604 AFFAIRE TACHE RECHERCHER.

Permet de prendre uniquement en compte les plannings ayant une date postérieure à la date d'arrêté dans le calcul du RAF (Reste À Faire) dans le menu Reconnaissance du CA (Comptabilité > Travaux périodiques).

La règle de gestion contient le paramètre Prendre quand même les temps mais uniquement non brut (version 3.5 et > 3.7) :

  • Si Oui est sélectionné, les temps passés non bruts ayant une date postérieure à la date d'arrêté sont également pris en compte dans le calcul du reste à faire.
  • Si Non est sélectionné, seuls les plannings ayant une date postérieure à la date d'arrêté sont pris en compte.

Permet de cocher par défaut la case Affichage des contacts des sites dans le tableau de bord commercial des fiches client (Tiers > Clients / Prospects puis onglet Tableau de bord commercial > section Contacts).

La règle de gestion contient le paramètre OUI : permet de masquer cette case à cocher :

  • Si Oui est sélectionné, la case Affichage des contacts des sites est masquée du tableau de bord commercial et ne peut donc pas être décochée.
  • Si Non est sélectionné, la case Affichage des contacts des sites reste visible sur le tableau de bord commercial et peut donc être décochée.

Permet d'activer le module Formation d'Akuiteo.

Dans le champ FORMATION_LIGHT pour activer la version Light, renseignez FORMATION_LIGHT pour activer la formation light d'Akuiteo.

Référence

Pour plus d'informations sur la formation light, voir Prérequis.