Dématérialisation des factures d'achat

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail achats > Libellé Statut Fac Achat.

Dans le cadre de la législation française, les entreprises établies en France doivent émettre et recevoir les factures dématérialisées au travers d'une Plateforme Agréée.

Dans Akuiteo, le standard de facture dématérialisée pris en charge est Factur-X.

Les Factur-X émises par les fournisseurs peuvent être importées dans Akuiteo :

  • manuellement depuis le Portail Achats ;

  • avec le batch DematReceptionFacturesAchat, selon le mode de communication paramétré depuis le Portail Paramétrage.

L'import de Factur-X d'achat crée automatiquement les factures temporaires correspondantes, visibles dans le Portail Achats. Ces factures temporaires doivent ensuite être validées depuis le Portail Achats afin de créer des factures fournisseur définitives exploitées dans l'Application Desktop.

Référence

Pour plus d'informations sur l'import de Factur-X et la création de factures définitives, voir Importer des factures dématérialisées et Valider ou refuser des factures temporaires.

Les informations de dématérialisation sont présentes dans l'onglet Dématérialisation des factures d'achat :

Champ Description

Code service

Code routage renseigné par le fournisseur, permettant d'identifier le site de facturation du client sur la Plateforme Agréée.

Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import.

Ce champ peut être modifié en actualisant l'entête de la facture (voir Modifier l'entête).

Adressage

Adresse mail renseignée par le fournisseur, correspondant au destinataire de la Factur-X sur le site de facturation du client.

Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import.

Ce champ peut être modifié en actualisant l'entête de la facture (voir Modifier l'entête).

La section Cycle de vie PA est visible uniquement depuis les factures.

Les informations affichées dans cette section sont automatiquement mises à jour :

  • lorsqu'un fichier CDAR correspondant à la facture dématérialisée est récupéré par le batch DematReceptionCDVFacturesAchat (voir Batch DematReceptionCDVFacturesAchat). Un fichier CDAR est un document XML qui contient une information concernant le cycle de vie d'une facture dématérialisée.

Ces informations ne peuvent pas être directement renseignées ou modifiées depuis cet onglet.

Champ Description
Référence externe (PA)

Référence externe unique de la facture dématérialisée chez la Plateforme Agréée (PA).

Ce champ n'est pas modifiable.
Statut facture PA

Statut correspondant à l'avancement dans le cycle de vie de la facture dématérialisée : en attente, approuvée, en litige, encaissée, etc.

Pour modifier le Statut facture PA, voir Modifier le statut facture PA.

Référence

Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.
Date de dernière maj du statut

Date de dernière mise à jour du Statut facture PA.

Cette date est mise à jour automatiquement à chaque changement du Statut facture PA.
Code motif refus/rejet et Motif refus/rejet

Motif affiché lorsque la facture a été refusée/rejetée par la Plateforme Agréée.

Les motifs de rejet/refus concernent les cas suivants :

  • rejet technique lors de l'émission ;

  • erreur de routage et d'adressage ;

  • erreur de calcul ou de montant ;

  • non-conformité de TVA ou de mentions légales ;

  • refus chez le destinataire ;

  • litige commercial.

Les valeurs possibles sont les motifs de refus/rejet officiels. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la norme XP Z12-012 de l'AFNOR.

Ce champ est renseigné lorsque l'utilisateur passe le Statut facture PA à 207 - En litige ou 208 - Suspendue (voir Modifier le statut facture PA).
Code action attendue et Action attendue

Code et nom de la prochaine action que le client attend du fournisseur pour poursuivre le traitement de la facture.

Les valeurs possibles sont les actions attendues officielles. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la norme XP Z12-012 de l'AFNOR.

Ce champ est renseigné lorsque l'utilisateur passe le Statut facture PA à 207 - En litige ou 208 - Suspendue (voir Modifier le statut facture PA).
Motif

Commentaire divers renseigné par le client.

Ce champ est renseigné lorsque l'utilisateur passe le Statut facture PA à 207 - En litige ou 208 - Suspendue (voir Modifier le statut facture PA).
Données invalides

Lorsque des balises sont invalides dans la Factur-X, le client indique les noms des balises concernées et ceux-ci sont affichés dans le champ Données invalides.

Ce champ est renseigné lorsque l'utilisateur passe le Statut facture PA à 207 - En litige ou 208 - Suspendue (voir Modifier le statut facture PA).

La section Statut technique est visible uniquement depuis les factures.

Cette section contient les informations techniques concernant le traitement de la facture par les batchs DematReceptionFacturesAchat, DematReceptionCDVFacturesAchat et DematEmissionCDVFacturesAchatBatch.

Ces informations ne sont pas modifiables manuellement.

Champ Description
Statut technique

Statut correspondant à l'avancement technique de la facture suite à son traitement par les batchs.

Référence

Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.
Date de dernière maj du statut tech Date de la dernière mise à jour du statut technique.
Nombre de retry Nombre de tentatives de transmission de la Factur-X.
DMF

040656 ACHATS FACTURE MISE A JOUR STATUT DEMATERIALISATION

040728 ACHATS AVOIR MISE A JOUR STATUT DEMATERIALISATION

Le Statut facture PA correspond à l'état d'avancement dans le cycle de vie des factures. Si besoin, le Statut facture PA peut être modifié pour indiquer au fournisseur que la facture :

  • est en litige ou suspendue.

  • est complétée après la suspension.

Cette modification sera transmise à la Plateforme Agréée via le batch DematEmissionCDVFacturesAchatBatch (voir Gérer la transmission des mises à jour de cycle de vie au fournisseur).

1 Ouvrez la fenêtre de modification de statut facture PA :

  • unitairement depuis une facture > Edition > Modifier le statut de dématérialisation.

  • par clic droit sur une sélection de résultats de recherche de factures > Modifier le statut de dématérialisation des lignes sélectionnées.

2 Renseignez les informations :
Champ Description
Statut de dématérialisation

Sélectionnez le nouveau statut de la facture dématérialisée :

  • 207 - En litige : Sélectionnez ce statut pour contester la facture, par exemple dans le cas d'une erreur de TVA ou de prix incorrect.

  • 208 - Suspendue : Sélectionnez ce statut pour suspendre la facture, par exemple dans le cas d'informations manquantes.

  • 209 - Complétée : Sélectionnez ce statut pour indiquer que la facture a été bien été complétée par le fournisseur après une suspension.

Référence

Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.
Code motif refus/rejet et Motif refus/rejet

Sélectionnez le motif de rejet/refus de la facture.

Ce champ est affiché uniquement si le Statut de dématérialisation sélectionné est 207 - En litige ou 208 - Suspendue.

La liste d'aide affiche les motifs de refus/rejet officiels. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la norme XP Z12-012 de l'AFNOR.
Code action attendue et Action attendue

Sélectionnez l'action attendue de la part du fournisseur.

Ce champ est affiché uniquement si le Statut de dématérialisation sélectionné est 207 - En litige ou 208 - Suspendue.

Ce champ est obligatoire si le Statut de dématérialisation sélectionné est 207 - En litige.

La liste d'aide affiche les actions attendues officielles. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la norme XP Z12-012 de l'AFNOR.
Motif

Renseignez le motif associé au refus de la facture.

Ce champ est affiché uniquement si le Statut de dématérialisation sélectionné est 207 - En litige ou 208 - Suspendue.

Ce champ est obligatoire si le Statut de dématérialisation sélectionné est 208 - Suspendue.
Données invalides

Renseignez ce champ lorsque des données sont invalides sur la facture, afin d'indiquer au fournisseur les informations à corriger.

Ce champ est affiché uniquement si le Statut de dématérialisation sélectionné est 207 - En litige ou 208 - Suspendue.
3 Cliquez sur Valider.

Le Statut facture PA et les informations de cycle de vie sont modifiés.

DMF 040657 ACHATS FACTURE MODIFIER ETAT DE TRANSMISSON PA DE L'ÉCHÉANCE

Dans le détail d'une échéance depuis l'onglet Echéances d'une facture, le champ Transmission PA permet de connaître l'état de transmission d'une échéance.

Par défaut, l'état de transmission d'une échéance est A transmettre. Si besoin, l'état de transmission peut être modifié, par exemple pour retransmettre le règlement de l'échéance en cas d'erreur ou pour empêcher la transmission pour une échéance.

1 Depuis l'onglet Echéances d'une facture, faites un clic droit sur la ligne d'échéance souhaitée puis cliquez sur Modifier l'état de transmission PA.
2 Sélectionnez le nouvel état de Transmission PA :

Référence

Pour plus d'informations sur les différents statuts/états dans la dématérialisation des factures, voir Statuts et états pour la dématérialisation des factures.

3 Cliquez sur Valider.

L'état de Transmission PA de l'échéance est modifié.

Lorsqu'une échéance a été réglée ou que les informations de cycle de vie sont modifiées manuellement sur une facture, cette modification sera transmise lors de la prochaine exécution du batch DematEmissionCDVFacturesAchatBatch.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch DematEmissionCDVFacturesAchatBatch, voir Batch DematEmissionCDVFacturesAchatBatch.