Valider ou refuser des notes de frais
Important
Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la validation. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de valider la note de frais. Il est cependant toujours possible de la refuser.
Important
L'approbation d'une note de frais contenant plusieurs lignes doit être validée ou refusée dans sa globalité. Il n'est pas possible d'approuver seulement une ligne et d'en refuser une autre depuis ce menu. Pour refuser une ligne dans une note de frais, voir Refuser une demande d'approbation.
En fonction des procédures mises en place par l'entreprise, une note de frais doit être terminée par le collaborateur pour être disponible à la validation.
Dépliez un collaborateur pour afficher ses notes de frais.
À tout moment, cliquez sur 
à la droite de la barre de recherche pour mettre à jour la liste affichée.
En fonction du paramétrage des approbations pour les notes de frais, les approbations nécessaires doivent être effectuées avant de pouvoir valider une note de frais. Si les approbateurs ne peuvent pas effectuer cette étape d'approbation, vous pouvez forcer la validation d'une note de frais. Le DMF 041541 ACHATS NOTES DE FRAIS FORCER LA VALIDATION est requis pour forcer la validation de la note de frais.
Les notes de frais contenant une dépense kilométrique doivent être validées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de valider une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non validée.
Exemple
Le responsable A doit valider deux notes de frais contenant une dépense kilométrique : l'une pour le mois de févier 2025 une autre pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu valider la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir valider la notre de frais de février 2025.
Valider une note de frais
| DMF | 190805 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF NON TERMINEE |
| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur Valider. |
| 2 | Cliquez sur Oui. |
La note de frais est validée.
Refuser une note de frais
| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur  . |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Renseignez un Commentaire. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
La note de frais est refusée.
Annuler la validation ou le refus d'une note de frais
Prérequis : La note de frais doit être à l'état Validée ou Refusée.
| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur Annuler la validation. |
| 2 | Cliquez sur Oui. |
La validation ou le refus est annulé. la note de frais revient à l'état d'origine.
L'annulation de la validation d'une note de frais contenant une dépense kilométrique doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la validation d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure validée.
Exemple
Le collaborateur B possède deux notes de frais validées contenant une dépense kilométrique. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :
- demander l'annulation de la validation de sa note de frais du 24 février 2025 ;
- demander l'annulation de la validation de sa note de frais du 17 février 2025 ;
- modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
- terminer sa note de frais du 24 février 2025.
