Prévoir une vente ou recevoir une demande d'achat

En prévision d'une vente ou suite à une demande d'achat non contractualisée, il peut être utile de créer en amont un prospect, une opportunité et un tableau de facturation.

Pour créer un client/prospect, allez dans Tiers > Clients / Prospects > cliquez sur la flèche à droite de l'icône > Créer un client ou Créer un prospect.

Note

Lors de la création d'un nouveau client prospect, ce prospect n'est pas directement comptabilisé, c'est-à-dire que son compte auxiliaire n'est pas automatiquement créé. Ce prospect doit être transformé en client pour qu'il soit comptabilisé.

Lors de la création d'un client, celui-ci est directement comptabilisé sauf si l'option Non comptabilisé est cochée depuis l'onglet Finances > section Paramètres Comptables. Dans ce cas, il faudra passer par le menu Edition > Suivi comptable > Gérer le client en comptabilité pour que son compte auxiliaire soit créé.

Saisir les informations générales
1 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre client ou prospect et ses coordonnées.
2 Ajoutez le logo de l'entreprise du client ou prospect en le glissant déposant sur la zone Logo.
3 Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes.

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour renseigner automatiquement les champs suivants à partir du numéro de SIRET ou de SIREN : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

Important

Seuls les champs vides peuvent être renseignés par l'API SIRENE. Les valeurs déjà enregistrées en base de données ne seront pas modifiées.

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir le Configurer la connexion à l'API SIRENE.

4 Renseignez le Groupe Client auquel appartient le client ou le prospect. Ce champ permet d'identifier tous les clients et prospects appartenant à la même personne physique.
5 Dans la section Coordonnées, renseignez le pays.
6 Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du client/prospect, comme :
  • le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du client ou prospect.
  • le responsable commercial et le responsable compte.
  • le statut : hors cible, prospect, court terme...
  • les dates d'ouverture et de fermeture du compte client ou prospect.
Saisir les informations financières
DMF

020158 VENTES FICHE CLIENT VÉRIFIER LA COHÉRENCE AVEC LE PLAN COMPTABLE AUXILIAIRE

020159 VENTES FICHE CLIENT VOIR ONGLET INFORMATIONS MULTI SOCIÉTÉS

020160 VENTES FICHE CLIENT MODIFIER ONGLET INFORMATIONS MULTI SOCIÉTÉS
1 Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte : compte général, compte collectif : compte comptable général de rattachement du compte de tiers et Code Interco du client.
2 Cochez les cases :
  • Groupe si un client/prospect fait partie du même groupe que la société de travail.
  • Non comptabilisé si le client/prospect n'est pas comptabilisé.
  • Géré en affacturage si le paiement des créances du client/prospect est géré par une société d'affacturage. Cette case est visible uniquement si la société associée au client est ***** ou paramétrée avec le pays FR.
  • Dématérialisation des factures si le client/prospect accepte les factures au format électronique.
  • Externe / interne / virtuel en fonction du type de client/prospect. Un client interne permet la création des affaires internes. Par exemple, une société peut commander des prestations à une autre société de son groupe.
3 Sous la section Conditions de règlement, renseignez les dates de conditions de règlement à appliquer pour le client.

Dans la liste déroulante située à droite du champ Jour, sélectionnez une option parmi :

  • Début de mois : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué en début de mois.
  • Fixe : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué à date fixe. Le jour doit être indiqué dans le champ le.
  • Fin de mois : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué en fin de mois.

Un jour du mois fixe peut être défini en renseignant une valeur entre 01 et 30 dans le champ le.

Exemple

L'entreprise souhaite que le client la paie le 30 de chaque mois. Elle renseignera donc les conditions de règlement sur la fiche du client de la manière suivante :

30 JoursFixe le30

4 Renseignez les informations bancaires, le mode de tarification de la facturation, les devises monétaires et le journal de banque.
5 Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce client. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société.
6 Renseignez les informations relatives à la TVA :
  • Exonéré : Cochez cette option si vous souhaitez que le site principal soit exonéré de TVA. Cette option permet uniquement de cocher l'option Exonéré TVA sur le site principal. Cette option est affichée uniquement si le client est localisé dans le même pays que celui de la société de connexion.
  • Exonéré TVA Intracomm. : Cochez l'option si le client ou client prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le client est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du client est coché UE.

Note

Si le pays du client n'est ni la France ni un pays intracommunautaire, le client est considéré comme exonéré de TVA.

  • N° de T.V.A. : numéro de TVA intracommunautaire.
  • Domaine : ce code renvoie à une table permettant de définir des équivalences entre codes TVA pour les clients/prospects. En saisie de pièce, le système pourra modifier la TVA du produit vendu par la TVA définie en équivalence.
7 Renseignez les champs de la section Règle de génération des échéanciers de paiement si vous souhaitez appliquer automatiquement un échéancier de règlement aux factures du client :
Option Description
Générer un échéancier de paiement sur les factures

Cochez la case pour activer l'échéancier de règlement sur les factures du client.

L'échéancier sera calculé et ajouté quelle que soit la méthode de création de la facture (manuellement, à partir d'une commande, refacturation intra-groupe, etc.).

Les échéances sont affichées dans l'onglet Echéances des factures.
Nombre d'échéances Renseignez le champ pour définir en combien d'échéances le montant de chaque facture sera réglé.
Périodicité Sélectionnez le rythme des échéances (mensuelle, trimestrielle, etc.).
Fin de mois Cochez cette case si vous souhaitez que chaque échéance de règlement corresponde au dernier jour du mois.

Note

Lorsque l'échéancier est paramétré à la fois sur les contrats, les clients et/ou les affaires, Akuiteo détermine l'échéancier à prendre en compte selon l'ordre de priorité suivant :

  1. L'échéancier paramétré sur le contrat si la facture est issue d'un contrat pour lequel un échéancier est paramétré ;
  2. Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche affaire ;
  3. Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche client.

L'échéancier paramétré sur une affaire ne peut pas être utilisé si la facture est multi-affaires. Dans ce cas, l'échéancier paramétré sur le client sera pris en compte s'il est paramétré.

Saisir les informations Marketing
1 Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme :
  • Famille et sous-famille de classification du client ou prospect.
  • Profession, catégorie professionnelle, code de regroupement et secteur du client ou prospect.
  • Type : Sélectionnez dans la liste d'aide le type désiré. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche client.
  • Codes exclusion : codes/mots clés (séparateur au choix) permettant d'exclure le client de certains états de suivi et d'analyse.
  • Mots clés pour rechercher un client ou prospect.
2 Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires.
[Client seulement] Saisir les informations à bloquer s'il y a dépassement du plafond autorisé
1 Cliquez sur l'onglet Règles de blocage > .
2 Après avoir renseigné le montant de l'en-cours comptable ou global, indiquez les fonctions à bloquer dès le dépassement du plafond.

Astuce

Par défaut, l'onglet En cours n'est pas disponible. Pour rendre disponible cet onglet, désactivez la préférence Ne pas afficher l'onglet "En cours" dans Edition > Préférences > Ventes > Clients.

Associer des commerciaux à votre client
1 Cliquez sur l’onglet Commerciaux > > .
2 Sous la section Collaborateur, sélectionnez le commercial principal et cliquez sur l’icône à droite de l'écran pour l'ajouter.
3 Répétez l'opération pour associer des commerciaux complémentaires.
4 Enregistrez votre fiche client ou prospect en cliquant l’icône en haut à gauche de l'écran.
Appliquer des indicateurs couleurs

Prérequis :

  • La règle de gestion CLIPRO_COULEUR doit être activée (voir CLIPRO_COULEUR).
  • Les indicateurs couleurs doivent être paramétrés (voir Indicateurs couleurs).
  • Les modifications en cours sur la fiche client ou prospect doivent être enregistrées.

Jusqu'à 3 indicateurs couleurs peuvent être associés à chaque fiche client. Ces couleurs permettent d'apporter des informations supplémentaires sur les clients et leur signification est propre à chaque entreprise (par exemple, la fiabilité du client). Les indicateurs couleurs du client seront affichés lors de la création de pièces de gestion liées au client concerné.

1 Depuis l'onglet Général > section Identité, double-cliquez sur l'une des trois cases souhaitées à coté du nom du tiers.

Une fenêtre s'ouvre et contient la liste des indicateurs couleurs disponibles.

2 Double-cliquez sur l'indicateur couleur à appliquer pour la case sélectionnée.

L'indicateur couleur est associé au client.

Vous pouvez effectuer cette procédure sur d'autres cases afin d'appliquer jusqu'à 3 indicateurs couleurs différents.

Pour retirer un indicateur couleur, cliquez sur la case concernée puis cliquez sur RAZ.

Le prospect est créé. Vous pouvez maintenant définir ce que vous allez potentiellement lui vendre.

Créer une opportunité de vente
1 Ouvrez une fiche opportunité, soit depuis :
  1. Gestion > Ventes > Opportunités > .
  2. Une fiche Événement liée à votre prospect (ex : rendez-vous téléphonique). Allez dans Édition > Créer une pièce de gestion > Créer une opportunité. Certains champs sont ainsi pré-remplis.
2 Sous l'onglet Entête dans la section Informations générales, saisissez les informations suivantes:
  • Code et nom d'appel de l'opportunité.
  • Nom, code du client / prospect et site client si besoin.
  • Type origine : type de tiers à l'origine de l'opportunité ou type d'action (ex : campagne marketing, appel téléphonique, collaborateur).
  • Origine : nom du tiers ou de l'action à l'origine de l'opportunité.
  • Statut et date de l'avancement de l'opportunité (ex: à qualifier).
3 Dans la section Calendrier, saisissez les dates importantes comme la date d'ouverture de l'opportunité (obligatoire), de signature prévisionnelle, de début et de fin de la production prévue et le taux de probabilité de réalisation de la signature à échéance.
4 Dans la section Classifications, saisissez les informations de l'affaire à lier avec l'opportunité comme l'établissement auquel l'offre est rattachée, le secteur d'activité et les codes famille et sous-famille de l'affaire.
5 Dans la section Tags, cliquez sur puis double-cliquez sur le tag souhaité dans la liste pour l'ajouter à l'opportunité. Il est possible d'ajouter autant de tags que nécessaires. Les tags permettent de rechercher et de filtrer les opportunités en fonction de critères multiples et personnalisés et sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Tags.
6 Dans la section Lignes, cliquez sur puis saisissez les lignes des produits qui seront potentiellement vendus:
  • Type de vente et intitulé du produit à vendre.
  • Quantités vendues prévues.
  • Les montants et marges (prévisionnel, pondéré). Le montant pondéré est calculé par rapport au niveau de probabilité de l'opportunité.
  • La durée en mois que cela va prendre.
7 Dans la section Responsables, renseignez les différents responsables associés à l'opportunité.
8 Enregistrez.

Une fois les données sauvegardées, l'onglet Contact s'affiche dans lequel vous pouvez affiner votre création et associer une personne (contact clients ou collaborateur) à l'opportunité.

Associer une personne à l'opportunité
1 Cliquez sur l'onglet Contact > .
2 Cliquez sur la flèche à droite de l'icône et sélectionnez Contacts du client ou Collaborateurs.
3 Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionner la personne adéquate et validez. Le contact ou collaborateur apparaît dans le tableau.
4 Si vous voulez supprimer la personne de la ligne, sélectionnez-la et cliquez sur .
Modifier l'opportunité

Depuis le menu Édition, vous pouvez :

  • Dupliquer l'opportunité : permet de créer une nouvelle fiche opportunité basée sur le contenu de la fiche en cours.
  • Modifier l'opportunité : permet de modifier le contenu de la fiche opportunité.
  • Supprimer l'opportunité : permet de supprimer l'opportunité.
  • Éditer : permet d'éditer une opportunité après sélection d'un modèle dans une liste de modèles.
  • Envoyer l'opportunité par mail
Générer des pièces de gestion depuis l'opportunité

Depuis le menu Edition > Tableau de bord, vous pouvez :

  • Rechercher toutes les affaires liées à la fiche opportunité ouverte.

Depuis le menu Edition > Créer une pièce de gestion, vous pouvez :

  • Créer une affaire : Les informations du prospect devenu client sont pré-remplies. Le montant prévisionnel de l'onglet ligne est reporté sur le champ "budget" de la fiche Affaire.
  • Créer un devis : Les informations concernant le client sont pré-remplies.
DMF 010219 PROSPECTION OPPORTUNITES MODIFIER EN LOT

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

1 Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur :
  • Modification des données personnalisées pour modifier les données personnalisées des opportunités, c'est-à-dire les données personnalisées paramétrées dans Paramétrage > Paramétrage Général > Vente > Données personnalisées des opportunités de vente.
  • Modification des données personnalisées : Lignes d'opportunité pour modifier les données personnalisées des lignes des opportunités, c'est-à-dire les données personnalisées paramétrées dans Paramétrage > Paramétrage Général > Achat > Données personnalisées des lignes d'opportunité de vente.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.