Managing fixed assets

DMF	071000 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS * 071001 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS MARK LINES AS CAPITAL ASSETS 071007 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS IMPORT

Le menu Immobilisations (Comptabilité > Immobilisations), permet de gérer la création, le regroupement, les amortissements et la mise au rebut des immobilisations.

Afin de pouvoir utiliser ce module, il est nécessaire de paramétrer en amont :

Le seuil d'immobilisation (voir Fixed assets) ;
La numérotation automatique des pièces (voir Company) ;
Les comptes généraux (voir General accounts) ;
Les codes et taux de TVA (voir VAT management) ;
Les produits achetés (voir Following the purchases process in Akuiteo) ;

Créer des immobilisations

Créer des lignes d'immobilisation depuis une pièce de gestion

DMF	071003 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS NEW 071004 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS MODIFY

Au moment de la saisie d’une ligne de pièce de gestion dans l'Desktop Application ou le Purchase Portal, une ligne d'immobilisation peut être créée si les conditions suivantes sont réunies :

Le produit acheté utilisé a la case Immobilisable cochée (onglet Général > section Immobilisation) ;
L’affaire de la ligne est interne (ou externe si la règle de gestion IMMO_AF_EXTERNE est activée) ;
Le montant de la ligne est supérieur ou égal au seuil d’immobilisation automatique paramétré.

Dans ce cas :

La case Immobilisé sera cochée ;
Le compte comptable de la ligne sera celui défini sur la fiche produit acheté (onglet Général > section Immobilisation > champ Compte d'immobilisation) ;
Le compte collectif de la ligne sera celui défini sur la fiche fournisseur (onglet Finances > section Paramètres Comptables > sous-section Autres paramètres comptables > champ Collectif immos).

Créer une immobilisation composée

Lorsqu'une immobilisation doit être composée de plusieurs éléments acquis séparément (ex : un serveur, un disque dur, un processeur etc), il est nécessaire de créer une immobilisation composée.

Depuis l'onglet Lignes de la facture, cliquez sur la ligne à immobiliser.

Dans la section Détails :

cochez la case Grouper dans une fiche immobilisation pour grouper la quantité renseignée dans la ligne dans une même fiche d'immobilisation, ou
cliquez sur le champ Immobilisation et sélectionnez l'immobilisation depuis la liste d'aide à laquelle rattacher la ligne.

Cliquez sur

pour enregistrer la ligne.

Allez dans Edition > Comptabiliser la facture pour comptabiliser la facture.

La facture est comptabilisée. Dans l'Desktop Application, l'icône à droite de la section Détails de la ligne vous indique que la fiche d'immobilisation a bien été créée et vous permet d’y accéder rapidement.

Creating a fixed asset manually

Allez dans Comptabilité > Immobilisation >

Dans l'onglet Général, sous la section Origine, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Prévisionnel	Cochez cette case pour indiquer que l'immobilisation concernée n'est qu'une simulation et ne doit pas faire l'objet d'amortissements.
N° Facture	Renseignez le numéro de la facture afin de reprendre automatiquement toutes les informations de la facture. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ est automatiquement renseigné et reprend le numéro renseigné dans le champ Numéro de la facture (onglet Entête > section Informations générales).
Ref. fournisseur	Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ reprend le champ Référence fournisseur de la facture (onglet Entête > section Informations générales).
Fournisseur de la facture	Depuis la liste d'aide, renseignez le fournisseur de la facture. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ est automatiquement renseigné et reprend le champ Fournisseur de la facture (onglet Entête > section Fournisseur).
Ligne	Depuis la liste d'aide, renseignez le libellé de la ligne de la facture. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ est automatiquement renseigné et reprend la valeur renseignée dans la colonne Libellé de la ligne de facture (onglet Lignes).
Date facture	Renseignez la date de création de la facture fournisseur. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ est automatiquement renseigné et reprend le champ Date de la facture (onglet Entête > section Informations générales).
Fournisseur	Depuis la liste d'aide, renseignez le fournisseur. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ est automatiquement renseigné et reprend le champ Fournisseur de la facture (onglet Entête > section Fournisseur).
Valeur brute (en EUROS)	Renseignez la valeur HT en euros de l'immobilisation.
Compte	Depuis la liste d'aide, renseignez le compte comptable à utiliser pour l'immobilisation. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ce champ reprend le champ Compte de la ligne de la facture (onglet Lignes > section Détails).
Gérée en en-cours	Cochez cette case pour indiquer que l'immobilisation est gérée en en-cours.
Affectation (Affaire, Lot, Sous-lot) et produit acheté (Regroupement, Référence)	Renseignez l'affectation de l'immobilisation ainsi que le Regroupement et la Référence du produit acheté. Lorsqu'une facture est liée à la fiche immobilisation, ces champs sont automatiquement renseignés et reprennent les champs Regroupement, Référence et l'affectation de la ligne de facture (onglet Lignes > section Détails).

Sous la section Description, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Regroupement	Lorsqu'une immobilisation est groupée, ce champ est automatiquement renseigné avec le numéro de la fiche groupe d'immobilisation. Au clic sur l'hyperlien, la fiche groupe d'immobilisation liée d'ouvre dans un nouvel onglet de l'Desktop Application.
Libellé	Renseignez le libellé de l'immobilisation.
N°	Ce champ est automatiquement renseigné grâce aux informations saisies précédemment.
N° série	Si besoin, renseignez le numéro de série de l'objet immobilisé (par exemple le numéro de série de l'ordinateur portable ou du mobile).
N° interne	Si besoin, renseignez un numéro interne pour l'immobilisation.
Poste	Permet de situer géographiquement l'immobilisation dans l'entreprise.
Emplacement	Permet de situer géographiquement l'immobilisation dans l'entreprise.
Site	Permet de situer géographiquement l'immobilisation dans l'entreprise.
Commentaire	Si besoin, renseignez un commentaire.
Collaborateur associé	Si le produit immobilisé est destiné à un collaborateur en particulier, sélectionnez depuis la liste d'aide la fiche du collaborateur associé.
Nom / Prénom	Si le produit immobilisé est destiné à un collaborateur en particulier, sélectionnez depuis la liste d'aide son nom et son prénom.

Sous la section Amortissement, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Amortissable ?	Cochez cette case pour indiquer que l'immobilisation sera sujette aux amortissements. Lorsque cette case n'est pas cochée, l'immobilisation ne sera pas sujette aux amortissements.
Mise en service	Renseignez la date de référence pour le calcul des amortissements.
A amortir (en EUROS)	Reprend la valeur renseignée dans le champ Valeur brute. Ce champ ne peut pas être modifié.
Méthode	Sélectionnez le type de méthode d'amortissement à appliquer pour l'immobilisation. Linéaire : l'immobilisation aura des annuités constantes sur toute la durée d'amortissement. Dégressif : l'immobilisation aura des annuités dégressives sur toute la durée d'amortissement.
Type	Sélectionnez le type d'immobilisation. Corporel : l'immobilisation est un bien matériel (ex : un ordinateur, un téléphone portable). Incorporel : l'immobilisation est un bien immatériel (ex : une licence, un logiciel). Financier : l'immobilisation est un bien financier (ex : une action, un titre). Ce type d'immobilisation n'est pas amortissable.
Durée (en mois)	Renseignez la durée de l'amortissement en mois. Il est possible de renseigner une durée allant jusqu'à 120 mois.

Sous la section Suivie à aujourd’hui, les champs suivants vous donnent des indications sur l'immobilisation :

Champ	Description
Dernière annuité	Date de la dernière annuité effectuée.
Somme des amortissements	Total des amortissements effectués à la date de la dernière génération des amortissements.
Valeur Nette Comptable	Valeur actuelle de l'immobilisation prenant compte de la somme des amortissements et de la dépréciation de l'immobilisation à la date de la dernière génération des amortissements

Sous la section Reprise des données, renseignez les champs suivants afin de récupérer les informations concernant les immobilisations ayant déjà fait l'objet d'amortissements :

Champ	Description
Dernière annuité	Date de la dernière annuité effectuée.
Somme des amortissements	Total des amortissements effectués.

Note

Le calcul des dotations tient compte des données renseignées dans cette section.

Si une génération de dotation a eu lieu, il n'est plus possible de modifier ces champs.

Sous la section Plan d'amortissement, sélectionnez l'une des options suivantes afin de définir le montant des amortissements à générer pour l'immobilisation :

Annuel : permet de définir des amortissements annuels ;
Semestriel : permet de définir des amortissements semestriels ;
Trimestriel : permet de définir des amortissements trimestriels ;
Mensuel : permet de définir des amortissements mensuels.

Cliquez sur l'icône

pour enregistrer.

La fiche d'immobilisation est créée.

Rechercher des écritures liées à une fiche d'immobilisation

Il est possible de consulter rapidement les écritures liées à une fiche d'immobilisation.

Depuis une fiche d'immobilisation, allez dans Édition > rechercher les lignes d’écritures liées à cette immobilisation.

Les résultats de recherche affichent toutes les écritures liées à l'immobilisation.

Au clic sur un résultat de recherche, l'écriture concernée s'ouvre dans un nouvel onglet.

Modifier en lot les données personnalisées

DMF	071010 COMPTA GENE IMMOBILISATIONS MODIFIER EN LOT

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs immobilisations à la fois.

Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.

Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.

Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les immobilisations concernées.

Générer des amortissements

Allez dans Comptabilité > Travaux Périodiques > Génération des amortissements.

Indiquez la date de situation et cliquez sur Valider.

Akuiteo affiche la liste des immobilisations pour lesquelles aucune écriture n’a été générée à la date de situation.

Depuis les résultats de la génération des amortissements, sélectionnez les immobilisations souhaitées puis cliquez sur

et confirmez l'action.

Les écritures d'amortissement sont créées pour les immobilisations sélectionnées et ne sont pas validées. Les écritures s'ouvrent dans un nouvel onglet d'Akuiteo. Le champ Dernière annuité (onglet Général > section Suivi à aujourd'hui) de la fiche immobilisation est mis à jour.

Céder une immobilisation

DMF	071006 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS SELL CAPITAL ASSETS

Depuis une fiche d'immobilisation il est possible de céder une immobilisation.

Allez dans Edition > Céder.

Renseignez la Date de cession puis cliquez sur Valider.

L'écriture de cession créée et validée s'ouvre dans un nouvel onglet.

Note

Entries related to payments and sales are managed in the Sales and Banking modules.

Mettre au rebut une immobilisation

DMF	071006 ACCOUNTING CAPITAL ASSETS CEDER / METTRE AU REBUT

Depuis une fiche d'immobilisation, il est possible de mettre au rebut ou de céder cette immobilisation.

Allez dans Edition > Mise au rebut.

Renseignez la Date de mise au rebut puis cliquez sur Valider.

L'écriture de mise au rebut est créée et validée s'ouvre dans un nouvel onglet.

Note

Les écritures de règlement et de vente seront gérées par les chaînes Ventes et Trésorerie.