Terminer une note de frais

DMF

190505 PORTAIL NOTES DE FRAIS TERMINER NDF

190506 PORTAIL NOTES DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON NDF

Une fois toutes les dépenses créées pour la note de frais en cours, le collaborateur doit terminer sa note de frais afin d'envoyer les demandes d'approbation aux approbateurs paramétrés ou de la transférer en validation à son responsable.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la terminaison. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de terminer la note de frais.

Les notes de frais contenant une dépense kilométrique doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de terminer une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée.

Exemple

Le collaborateur A saisit une note de frais pour le mois de févier 2025 et possède déjà une note de frais non terminée pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu terminer la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir terminer la notre de frais de février 2025.

1 Dans l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur le bouton Terminer.
2 Confirmez la terminaison.

Des contrôles sont effectués en fonction du paramétrage des natures de dépense utilisées dans la note de frais. Si aucune erreur n'est repérée, la note de frais est terminée et est affichée avec l'état terminée le jj/mm/aaaa.

Les dépenses associées à cette note de frais ne sont plus modifiables. Si le collaborateur a fait une erreur dans la saisie et qu'il dispose du DMF 190506, la terminaison peut être annulée en cliquant sur le bouton Annuler la terminaison.

L'annulation de la terminaison d'une note de frais contenant une dépense kilométrique doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la terminaison d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure terminée.

Exemple

Le collaborateur B possède deux notes de frais terminées contenant une dépense kilométrique. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :

  1. annuler la terminaison de sa note de frais du 24 février 2025 ;
  2. annuler la terminaison de sa note de frais du 17 février 2025 ;
  3. modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
  4. terminer sa note de frais du 24 février 2025.