Validation des notes de frais

DMF

1908** PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS *

190801 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS EQUIPE

190802 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS EQUIPES

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Manager Expenses.

Lorsqu'un collaborateur fait une note de frais depuis le module Collaborateur ou depuis l'Application Desktop, le responsable doit ensuite traiter la demande du collaborateur afin qu'il la valide (ou la refuse).

Un responsable peut afficher le détail de la note de frais avant de la valider ou de la refuser. En fonction des responsabilités du responsable, celui-ci peut valider les notes de frais de plusieurs équipes ou même valider ses propres notes de frais.

Les validations des notes de frais sont gérées depuis le module Manager > menu Notes de frais.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la validation. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de valider la note de frais. Il est cependant toujours possible de la refuser.

Important

L'approbation d'une note de frais contenant plusieurs lignes doit être validée ou refusée dans sa globalité. Il n'est pas possible d'approuver seulement une ligne et d'en refuser une autre depuis ce menu. Pour refuser une ligne dans une note de frais, voir Refuser une demande d'approbation

En fonction des procédures mises en place par l'entreprise, une note de frais doit être terminée par le collaborateur pour être disponible à la validation.

Dépliez un collaborateur pour afficher ses notes de frais.

À tout moment, cliquez sur à la droite de la barre de recherche pour mettre à jour la liste affichée.

DMF

190805 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF NON TERMINEE
1 Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur Valider.
2 Cliquez sur Oui.

La note de frais est validée.

1 Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur dans la colonne Actions.

Une fenêtre s'ouvre.

2 Renseignez un Commentaire.
3 Cliquez sur Valider.

La note de frais est refusée.

Prérequis : La note de frais doit être à l'état Validée ou Refusée.

1 Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur Annuler la validation.
2 Cliquez sur Oui.

La validation ou le refus est annulé. la note de frais revient à l'état d'origine.

Note

L'annulation est uniquement possible pour les notes de frais validées ou refusées.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Notes de frais ou Liste de notes de frais doit être paramétré.

Note

L'édition est disponible uniquement depuis la vue Liste.

1 Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur à droite.
2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cochez la case Inclure les justificatifs si vous souhaitez inclure les justificatifs liés à la note de frais dans le document édité.
4 Cliquez sur Valider.

La note de frais est éditée et enregistrée sur votre machine.

Dans le menu Notes de frais, chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

En vue Liste, une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

  • La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
  • L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
  • Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
    • - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
    • - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
    • - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
    • - Indique que la dépense a été refusée.
    • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense en double.
    • - Indique que plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
    • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
    • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.

En vue Tableau, dans la colonne Indicateur de la ligne d'une dépense, différentes icônes peuvent être affichées :

  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense en double.
  • - Indique que plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.

Une nouvelle dépense peut être créée grâce au bouton + Dépense.

Référence

Pour plus d'informations sur la création de dépense, voir En créant une nouvelle dépense.

Une dépense ne peut pas être déplacée, dupliquée ou supprimée depuis le module Manager.

Lorsqu'une note de frais contient plusieurs dépenses, il est possible de naviguer entre les dépenses de celle-ci.

Depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur les flèches et depuis l'entête du formulaire pour visualiser les différentes dépenses de la note de frais concernée.

Depuis le menu Notes de frais :

  • En vue Liste, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir le premier justificatif lié à la dépense.
  • En vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur le justificatif souhaité.

Les aperçus des justificatifs liés sont affichés dans une fenêtre à gauche du détail de la dépense. Les actions suivantes sont disponibles depuis cette fenêtre :

  • Faire défiler les justificatifs grâce aux flèches gauche et droite.
  • Télécharger les justificatifs.
  • Zoomer et dé-zoomer un justificatif.
  • Faire pivoter l'aperçu d'un document vers la gauche .
  • Supprimer un justificatif.

Cliquez sur pour fermer la fenêtre d'aperçu.

DMF

2901** PORTAIL GENERAL DOCUMENTS *

290101 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS DEPOSER UN DOCUMENT

290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER

290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER

Depuis l'entête d'une note de frais en vue Liste, cliquer sur l'icône permet d'afficher les justificatifs et les documents liés à une note de frais.

1 Cliquez sur l'icône dans l'entête de la note de frais souhaitée pour déposer un document lié à la note de frais.
2 Glissez et déposez le document à lier dans la zone Déposer un document / URL.

Le document est lié à la note de frais.

Il est également possible de réaliser plusieurs actions depuis la liste des documents liés, en cliquant sur l'icône à droite du document souhaité :

  • Télécharger - Permet de télécharger le document sur le poste de travail. Cette option est uniquement disponible si le document n'est pas un lien hypertexte. Le document peut également être téléchargé directement en cliquant sur le nom du document si ce n'est ni une image ni un PDF ni un lien hypertexte.
  • Ouvrir le lien - Permet d'ouvrir le lien hypertexte dans un nouvel onglet. Cette option est uniquement disponible si le document est un lien hypertexte.
  • Dé-lier - Permet de retirer le document de la note de frais. Le document n'est plus lié à la note de frais mais la fiche document associée est conservée dans Akuiteo. L'action de dé-lier un document est soumise au DMF 290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER.
  • Supprimer - Permet de supprimer le document. La fiche document associée est également supprimée d'Akuiteo. L'action de supprimer un document est soumise au DMF 290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER.

Les dépenses saisies peuvent être modifiées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours.

Pour modifier une dépense depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée.

Les dépenses d'une note de frais peuvent être rejetées par l'approbateur depuis le module Manager > Approbations. Les dépenses approuvées sont remboursées mais les dépenses refusées ne sont pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

La ligne d'une dépense rejetée est identifiée en rouge avec l'icône .

Reprendre une dépense

Une dépense rejetée peut être reprise, c'est-à-dire que la dépense sera ajoutée à la note de frais en cours la plus récente. Le collaborateur peut ainsi modifier les informations nécessaires et soumettre à nouveau la dépense pour remboursement.

1 En vue Liste, cliquez sur depuis la ligne de la dépense rejetée.
2 Confirmez la reprise.

La dépense est reprise dans la note de frais en cours la plus récente.

Abandonner une dépense

Une dépense rejetée peut être abandonnée, c'est-à-dire que le collaborateur accepte le refus de cette dépense et que celle-ci ne lui sera pas remboursée.

1 En vue Liste, cliquez sur dans la ligne de la dépense rejetée.
2 Confirmez l'abandon.

La dépense est toujours marquée comme refusée mais ne peut plus être reprise.

DMF 190807 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS MODIFIER LE PLAFOND REMBOURSE

Prérequis : La note de frais ne doit pas être validée.

Dans le paramétrage de la nature de dépense, un plafond de remboursement par dépense peut être renseigné (voir Paramétrer les plafonds de remboursement). Lorsque ce plafond est dépassé sur une dépense d'un collaborateur, le montant au-delà du plafond n'est pas remboursé.

Si besoin, le plafond par dépense peut être augmenté sur une dépense en dépassement afin d'autoriser le remboursement au-delà du plafond.

Note

Si le plafond est ignoré par le profil de notes de frais du collaborateur, la dépense est d'ores et déjà autorisée à dépasser le plafond (voir Saisir les coordonnées et informations générales).

1 En vue Liste, cliquez sur depuis la ligne de la dépense.

La fenêtre Autorisation du dépassement du plafond s'ouvre.

2 Renseignez le nouveau Plafond autorisé à appliquer sur la dépense.
3 Cliquez sur Valider.

Le plafond renseigné est appliqué sur la dépense et le montant remboursé est recalculé.

DMF

190509 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR N-1 (DONT JE SUIS LE RESPONSABLE)

190510 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR (TOUS LES COLLABORATEURS)

Une dépense peut être créée pour un autre collaborateur afin qu'elle soit ajoutée à la note de frais appropriée de ce collaborateur.

Un DMF est requis en fonction du collaborateur souhaité :

  • 190509 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR N-1 (DONT JE SUIS LE RESPONSABLE) pour renseigner un collaborateur dont vous êtes le responsable.
  • 190510 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR (TOUS LES COLLABORATEURS) pour renseigner tout collaborateur, quel que soit son responsable.
1 Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur + Dépense à droite de l'écran.
2 Depuis le formulaire, renseignez le Collaborateur pour lequel vous souhaitez créer la dépense.
3 Renseignez les autres informations et ajoutez les justificatifs souhaités (voir Créer une dépense dans une note de frais).
4 Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est ajoutée dans la note de frais appropriée du collaborateur concerné.

Si un responsable possède les droits suffisants ou dans le cas d'une délégation de droits, il est possible de choisir un autre responsable dans l'écran Notes de frais, afin de valider les notes de frais à la place de ce responsable. Les délégations sont gérées depuis l'Application Desktop dans Favoris > Mes délégations.

Exemple

Le responsable d'un service A prend des congés du 1er au 15 février. Pendant cette période, ses droits sont délégués au responsable du service B.

Lorsque le responsable du service B se connecte au portail, la fonction qui lui permet de changer de responsable lui est accessible. Le responsable peut donc sélectionner le responsable du service A afin de valider les notes de frais de l'équipe du service A.

1 Depuis l'écran Notes de frais, cliquez sur en haut à droite de l'écran.

Une fenêtre s'affiche.

2 Sélectionnez le responsable puis cliquez sur Valider.

L'écran affiche les notes de frais à valider par le responsable sélectionné et l'utilisateur connecté peut donc valider les documents à la place de ce responsable. Le nom du responsable sélectionné est affiché à côté de l'icône .

Pour désélectionner le responsable, cliquez sur l'icône associée au nom du responsable.