Validation des documents des collaborateurs

Lorsqu'un collaborateur fait une demande d'absence depuis le portail ou depuis l'Application Desktop, le manager doit ensuite traiter la demande du collaborateur afin de la valider ou de la refuser. De même, lorsqu'un collaborateur saisit ses temps, une note de frais ou une prestation, le manager doit les valider ou les refuser pour que ces éléments soient pris en compte.

Un manager peut valider quatre types de documents :

  • les demandes d'absence ;
  • les temps passés ;
  • les notes de frais ;
  • les prestations.

Un manager peut afficher le détail du document avant de le valider ou de le refuser. Le manager peut également visualiser la demande en contexte : ouvrir le planning du collaborateur pour valider sa demande d'absence ou ouvrir le suivi des tâches pour valider des temps passés. En fonction des responsabilités du manager, celui-ci peut valider les documents de plusieurs équipes ou même valider ses propres documents.

Les validations sont gérées depuis le menu Validations du module Manager.

Pour accéder aux demandes d'absence à valider, cliquez sur Demandes d'absence sous le menu Validations. À tout moment, cliquez sur à la droite de l'écran pour mettre à jour la liste affichée.

Cliquez sur l'onglet :

  • Mon équipe pour afficher tous les collaborateurs de votre équipe (N-1), c'est-à-dire les collaborateurs dont vous êtes le manager direct.
  • Mes équipes pour afficher tous les collaborateurs de toutes les équipes (N-n).
  • Mes absences pour afficher vos propres demandes.
  • Historique pour afficher l'historique de toutes les absences que vous avez validées.

Le menu Demandes d'absence affiche la liste des collaborateurs dont le manager est en charge et qui ont des demandes d'absence à valider. Dépliez un collaborateur pour afficher toutes ses demandes d'absence ou cliquez sur et pour afficher ou masquer en un clic toutes les demandes de tous les collaborateurs.

Les demandes d'absence sont affichées sous forme de tableau, avec une ligne par demande. Les demandes sont différenciées en fonction du type d'absence : par exemple un tableau pour les congés payés, un autre pour les RTT, etc.

Pour chaque demande d'absence :

  • Cliquez sur pour ouvrir le planning du collaborateur dans une fenêtre afin de voir la demande d'absence en contexte. Le manager peut valider ou refuser l'absence directement depuis cette fenêtre.
  • Cliquez sur pour ouvrir les détails de la demande d'absence dans une fenêtre. Ces détails correspondent aux informations renseignées par le collaborateur lors de la saisie de sa demande. Le manager peut valider ou refuser l'absence directement depuis cette fenêtre.
  • Cliquez sur pour refuser la demande d'absence. Renseignez le motif du refus dans la fenêtre puis cliquez sur Valider pour confirmer le refus.
  • Cliquez sur pour valider la demande d'absence.

Pour annuler la validation ou le refus d'une demande d'absence, cliquez sur . L'annulation est uniquement disponible pour les demandes validées ou refusées.

Pour accéder aux temps à valider, cliquez sur Temps sous le menu Validations. À tout moment, cliquez sur à la droite de l'écran pour mettre à jour la liste affichée.

Cliquez sur l'onglet :

  • Mes affaires pour afficher les temps saisis pour vos affaires.
  • Mon équipe pour afficher tous les collaborateurs de votre équipe (N-1), c'est-à-dire les collaborateurs dont vous êtes le manager direct.
  • Mes équipes pour afficher tous les collaborateurs de toutes les équipes (N-n).
  • Historique pour afficher les temps validés par l'utilisateur connecté sur les deux derniers mois.

Le menu Temps affiche la liste des temps à valider en fonction de l'affaire liée ou du collaborateur concerné. Dépliez une affaire ou un collaborateur pour afficher tous les temps liés. La validation des temps se fait donc :

  • par affaire si l'utilisateur connecté est responsable d'affaire ;
  • par collaborateur si l'utilisateur connecté est responsable N+1.

Les temps sont affichés sous forme de tableau, avec une ligne par bloc de temps.

Pour chaque temps :

  • Cliquez sur pour ouvrir le suivi des tâches de l'affaire dans une fenêtre afin de suivre la charge de travail pour l'affaire. Le manager peut valider ou refuser le temps directement depuis cette fenêtre.
  • Cliquez sur pour ouvrir les détails du temps dans une fenêtre. Ces détails correspondent aux informations renseignées par le collaborateur lors de la saisie des temps.
  • Cliquez sur pour refuser le temps. Renseignez le motif du refus dans la fenêtre puis cliquez sur Valider pour confirmer le refus.
  • Cliquez sur pour valider le temps.

Pour annuler la validation ou le refus d'un temps, cliquez sur . L'annulation est uniquement disponible pour les temps validés ou refusés.

1 Depuis le menu Temps, sélectionnez l'onglet souhaité pour afficher la liste des affaires ou les temps d'une équipe, puis dépliez l'affaire ou le collaborateur pour afficher les temps liés.
2 Pour chaque ligne de temps, cochez la case correspondante à gauche. Pour cocher toutes les lignes de temps en une fois, cochez la case dans l'en-tête de la liste, à gauche du bouton Actions.
3 Sélectionnez le code état de validation depuis la liste déroulante dans l'en-tête de la liste. Les codes état de validation des temps sont paramétrables depuis l'Application Desktop et permettent de définir différents niveaux de validation, par exemple Validé par responsable affaire et Validé N+1.
4 Cliquez sur dans l'en-tête de la liste.

Les temps cochés sont validés avec le code état de validation sélectionné.

1 Depuis le menu Temps, sélectionnez l'onglet souhaité pour afficher la liste des affaires ou les temps d'une équipe, puis dépliez l'affaire ou le collaborateur pour afficher les temps passés liés.
2 Pour chaque ligne de temps passés, cochez la case correspondante à gauche. Pour cocher toutes les lignes de temps passés en une fois, cochez la case dans l'en-tête de la liste, à gauche du bouton Actions.
3 Cliquez sur Actions > Réaffecter en lot dans l'en-tête de la liste.
4 Dans la fenêtre de réaffectation, renseignez les champs suivants :
  • le Client ;
  • l'Affaire, Lot, Sous-lot et Tâche ;
  • le code Action ;
  • un Commentaire si besoin.
5 Cliquez sur Réaffecter.

Les temps passés cochés sont réaffectés au client et à l'affaire sélectionnés.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la validation. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de valider la note de frais. Il est cependant toujours possible de la refuser.

Note

Si les approbations sont paramétrées pour les notes de frais, il est également possible d'approuver une note de frais ou de refuser certaines dépenses depuis le menu Mes Approbations du module Manager.

Pour accéder aux notes de frais à valider, cliquez sur Notes de frais sous le menu Validations. À tout moment, cliquez sur à la droite de l'écran pour mettre à jour la liste affichée.

Cliquez sur l'onglet :

  • Mon équipe pour afficher tous les collaborateurs de votre équipe (N-1), c'est-à-dire les collaborateurs dont vous êtes le manager direct.
  • Mes équipes pour afficher tous les collaborateurs de toutes les équipes (N-n).
  • Historique pour afficher toutes les notes de frais que vous avez validées.

Le menu Notes de frais affiche la liste des collaborateurs dont le manager est en charge et qui ont des notes de frais à valider. Dépliez un collaborateur pour afficher toutes ses notes de frais.En fonction des procédures mises en place par l'entreprise, une note de frais doit être terminée par le collaborateur pour être disponible à la validation.

Les notes de frais sont affichées sous forme de tableau, avec une ligne par note de frais.

Pour chaque note de frais :

  • Cliquez sur pour afficher le détail de la note de frais et de ses lignes de dépense dans une fenêtre. Cliquez sur une ligne de dépense dans le tableau pour afficher le détail de la dépense. Le manager peut valider ou refuser la note de frais directement depuis cette fenêtre et il peut également éditer la note de frais.
  • Cliquez sur pour éditer la note de frais. Un modèle d'édition des notes de frais doit être paramétré au préalable.
  • Cliquez sur pour refuser la note de frais. Renseignez le motif du refus dans la fenêtre puis cliquez sur Valider pour confirmer le refus.
  • Cliquez sur pour valider la note de frais.

Pour annuler la validation ou le refus d'une note de frais, cliquez sur . L'annulation est uniquement disponible pour les notes de frais validées ou refusées.

Note

En fonction des droits du manager, il est possible de valider toutes les prestations ou de valider les prestations en tant que responsable hiérarchique ou responsable d'affaire.

Pour accéder aux prestations à valider, cliquez sur Prestations sous le menu Validations. À tout moment, cliquez sur à la droite de l'écran pour mettre à jour la liste affichée.

La période renseignée par défaut est celle du mois en cours. Cette période peut être modifiée depuis l'en-tête de l'écran en cliquant sur les champs de date Période du ... au .... Dans ce cas, la période renseignée est conservée à chaque nouvelle ouverture du menu, jusqu'à ce que l'onglet du Portail Collaborateur soit fermé.

Par défaut, seules les prestations à valider sont affichées mais il est possible d'afficher également les prestations validées ou rejetées en cliquant sur l'icône de filtre :

  • Si l'icône est , seules les prestations à valider sont affichées.
  • Si l'icône est , toutes les prestations sont affichées, y compris les prestations validées ou rejetées.

Les prestations sont affichées sous forme de tableau, avec une ligne par prestation. Depuis le champ de recherche , renseignez les mots clés recherchés et appuyez sur la touche Entrée pour lancer la recherche et afficher seulement les prestations correspondantes. La recherche est faite sur les prestations affichées à l'écran uniquement.

Pour chaque prestation :

  • Cliquez sur pour afficher le détail de la prestation. Si vous disposez des DMF 192001 et 192003, il est possible de modifier directement les informations renseignées par le collaborateur et de cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications.
  • Cliquez sur pour valider la prestation. Pour valider plusieurs prestations à la fois, cochez les lignes correspondantes dans la première colonne du tableau ou cochez la case dans l'en-tête de l'écran pour cocher toutes les prestations, puis cliquez sur dans l'en-tête.
  • Cliquez sur pour refuser la prestation. Pour refuser plusieurs prestations à la fois, cochez les lignes correspondantes dans la première colonne du tableau ou cochez la case dans l'en-tête de l'écran pour cocher toutes les prestations, puis cliquez sur dans l'en-tête.

Pour annuler la validation ou le refus d'une prestation, cliquez sur pour afficher toutes les prestations puis cliquez sur pour la ligne correspondante. L'annulation n'est pas disponible si la prestation est facturée.

Pour éditer la liste des prestations, un modèle d'édition des prestations doit être paramétré au préalable. Cliquez sur le bouton Édition, renseignez les Paramètres de l'édition si besoin puis cliquez sur Télécharger.

Si un manager possède les droits suffisants ou dans le cas d'une délégation de droits, il est possible de choisir un autre responsable dans les écrans de validation des Demandes d'absence, des Temps et des Notes de frais, afin de valider les documents à la place de ce responsable. Les délégations sont gérées depuis l'Application Desktop.

Exemple

Le manager d'un service A prend des congés du 1er au 15 février. Pendant cette période, il délègue ses droits au manager du service B.

Lorsque le manager du service B se connecte au portail, il a accès à la fonction qui lui permet de changer de responsable. Il peut donc sélectionner le manager du service A afin de valider les demandes d'absence, les temps ou les notes de frais de l'équipe du service A.

1 Depuis l'un des menus de validation, cliquez sur en haut à droite de l'écran.
2 Dans la fenêtre, sélectionnez le responsable puis cliquez sur Valider.

Le menu de validation affiche les demandes d'absence, les temps ou les notes de frais à valider par le responsable sélectionné et l'utilisateur connecté peut donc valider les documents à la place de ce responsable. Le nom du responsable sélectionné est affiché à côté de l'icône .

Pour désélectionner le responsable, cliquez sur l'icône associée au nom du responsable, en haut à droite de l'écran.