Contrôle des temps

Le contrôle des temps rassemble les temps des collaborateurs dont le manager est responsable dans une vue synthétique par semaine et par mois. Le manager peut voir les temps de ces collaborateurs mais également obtenir le détail des temps de chacun. Le manager dispose ainsi de toutes les informations nécessaires pour valider les temps saisis par un collaborateur spécifique, mais il peut également valider en une fois les temps de tous les collaborateurs dont il est responsable.

Si certains collaborateurs prennent du retard pour la terminaison de leurs temps (à la semaine ou au mois), le manager peut les relancer directement depuis l'interface de contrôle des temps. Il peut également forcer ou annuler la terminaison des temps en fonction des besoins.

Le contrôle des temps est géré depuis le menu Contrôle des temps du module Manager.

Le menu Contrôle des temps contient deux types de vues :

  • une vue synthétique qui affiche les temps de tous les collaborateurs d'une équipe au mois ou à la semaine ;
  • une vue détaillée qui affiche toutes les lignes de temps d'un collaborateur au mois ou à la semaine.

Pour accéder à la vue synthétique, cliquez sur le menu Contrôle des temps. Depuis cette vue synthétique, cliquez sur le bloc de temps d'un collaborateur pour ouvrir la vue détaillée.

Note

Les fonctions de recherche et de tri ne fonctionnent que sur les temps affichés à l'écran. Akuiteo n'ira donc pas chercher les temps avant ou après le mois affiché ou la semaine affichée.

Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du nom du collaborateur. Les collaborateurs correspondant à la recherche sont mis à jour en temps réel pour vous permettre d'afficher rapidement les temps recherchés.

Les critères de filtre sont disponibles dans le panneau de droite. Sélectionnez les filtres souhaités pour afficher uniquement les collaborateurs et les temps correspondants.

Champ Description
Responsable

Sélectionnez le responsable depuis la liste déroulante.

Par défaut, l'utilisateur connecté est renseigné. Si le responsable est modifié, la liste des collaborateurs est mise à jour en fonction.
Afficher les collaborateurs

Ce filtre est uniquement disponible sur la vue synthétique. Cliquez sur un bouton pour afficher seulement les collaborateurs liés à la sélection :

  • À relancer - affiche seulement les collaborateurs à relancer car ils n'ont pas encore terminé leurs temps du mois ou de la semaine
  • À valider - affiche seulement les collaborateurs avec des temps terminés qui doivent être validés
  • Tous - affiche tous les collaborateurs confondus
Afficher les temps

Cliquez sur un bouton pour afficher seulement les temps liés à la sélection.

Filtres disponibles sur les vues synthétique et détaillée :

  • Terminés - affiche seulement les temps terminés, qu'ils soient validés ou non
  • À terminer - affiche seulement les temps à terminer
  • Tous - affiche tous les temps confondus

Filtres disponibles uniquement sur la vue détaillée :

  • À valider - affiche seulement les temps à valider
  • Validés - affiche seulement les temps validés
  • Tous - affiche tous les temps confondus
Afficher les jours du mois de

Ce filtre est uniquement disponible pour l'affichage à la semaine dans la vue synthétique. Ce filtre est disponible uniquement si la semaine affichée est à cheval sur deux mois. L'utilisateur peut ainsi choisir le mois à afficher pour les temps de la semaine.

Exemple

La semaine du 26 novembre au 2 décembre est à cheval sur deux mois. L'utilisateur peut utiliser le filtre pour afficher les temps de la semaine seulement pour le mois de novembre ou de décembre.
Restreindre aux temps du mois

Ce filtre est uniquement disponible pour l'affichage au mois dans les vues synthétique et détaillée. Activez le filtre pour afficher seulement les temps du mois affiché. Lorsque le filtre est désactivé, les temps sont affichés en semaine complète du lundi au vendredi.

Exemple

Le premier jour du mois affiché est un mardi. Lorsque le filtre est activé, les temps affichés vont du premier jour au dernier jour du mois. Lorsque le filtre est désactivé, les semaines complètes sont utilisées : les temps du dernier jour du mois précédent, c'est-à-dire les temps du lundi, sont ajoutés pour avoir la semaine complète du lundi au vendredi.

La vue synthétique est accessible directement depuis le menu Contrôle des temps. Cette vue rassemble tous les collaborateurs managés par l'utilisateur connecté ou le responsable sélectionné. Cela permet ainsi d'avoir une vue d'ensemble des temps validés, à valider et non saisis pour l'ensemble de ces collaborateurs.

La vue synthétique peut être affichée par mois ou par semaine. Pour cela, cliquez sur l'affichage Mois ou Semaine en haut à droite de l'écran. En fonction du type de terminaison utilisée dans l'entreprise (terminaison au mois ou à la semaine), les fonctions disponibles sont différentes entre les deux affichages. Pour naviguer d'un mois ou d'une semaine à l'autre, utilisez les flèches gauche et droite en haut à gauche de l'écran. Cliquez sur Mois courant ou Semaine courante pour revenir au mois ou à la semaine en cours.

Dans la liste des collaborateurs de l'équipe :

  • Cochez la case d'un ou plusieurs collaborateurs pour la relance et la validation.
  • Dans le cas de la validation au mois, cliquez sur pour déplier les temps d'un collaborateur et voir le détail des temps semaine par semaine.
  • Une barre de progression permet de distinguer visuellement grâce à un code couleur les temps validés des temps qui ne sont pas encore validés et des temps qui restent à saisir. Survolez chaque barre de progression pour afficher la somme des temps et la légende du code couleur.

La vue détaillée est accessible en cliquant sur la barre de progression des temps d'un collaborateur depuis le menu Contrôle des temps. Cette vue affiche le détail des temps du collaborateur, c'est-à-dire toutes les lignes de temps saisies chaque jour. Cela permet de valider des temps au cas par cas.

La vue détaillée peut être affichée par mois ou par semaine. Pour cela, cliquez sur l'affichage Mois ou Semaine en haut à droite de l'écran. Pour naviguer d'un mois ou d'une semaine à l'autre, utilisez les flèches gauche et droite en haut à gauche de l'écran. Cliquez sur Mois courant ou Semaine courante pour revenir au mois ou à la semaine en cours.

Le nom du collaborateur est affiché en haut de l'écran. Cliquez sur les flèches ou pour naviguer parmi la liste des collaborateurs de l'équipe et afficher les temps correspondants.

Dans la liste des temps :

  • Cochez la case d'une ou plusieurs lignes de temps pour la terminaison, la relance et la validation.
  • Survolez l'icône pour afficher les détails du temps (code client, code affaire, code lot et commentaire).

Cliquez sur le bouton Retour tout en haut à gauche de l'écran pour revenir à la vue détaillée du contrôle des temps.

Relancer un collaborateur permet d'envoyer un email automatique au collaborateur pour lui indiquer que ses temps de la semaine ou du mois ne sont pas encore saisis ou terminés. La relance permet ainsi de rappeler aux collaborateurs en retard de saisir et/ou de terminer leurs temps afin qu'ils puissent être validés par un manager.

Un collaborateur peut être relancé :

  • S'il reste des temps à saisir pour le mois ou la semaine. Dans ce cas, la relance demandera au collaborateur de saisir ses temps.
  • Si les temps saisis ne sont pas terminés pour le mois ou la semaine. Dans ce cas, la relance demandera au collaborateur de terminer ses temps.
  • S'il reste des temps à saisir et à terminer pour le mois ou la semaine. Dans ce cas, la relance demandera au collaborateur de saisir puis de terminer ses temps.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur à relancer puis confirmez la relance.

Depuis la vue détaillée des temps d'un collaborateur, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur le bouton Relancer en haut à droite de l'écran puis confirmez la relance.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Cochez les cases sur la gauche du nom des collaborateurs à sélectionner, cliquez sur le bouton Relancer dans l'en-tête de la liste puis confirmez la relance.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Assurez-vous qu'aucun collaborateur n'est sélectionné puis cliquez sur le bouton Relancer tous dans l'en-tête de la liste et confirmez la relance.

Si un collaborateur ne termine pas ses temps de la semaine ou du mois, le manager peut lui envoyer un mail de relance. Le manager peut également décider de terminer les temps à la place du collaborateur, en forçant la terminaison. Si le collaborateur a besoin de modifier des temps qui ont déjà été terminés, le manager peut annuler la terminaison de ces temps depuis l'interface du contrôle des temps.

Note

La fonction de terminaison est accessible soit dans l'affichage au mois si la terminaison se fait au mois, soit dans l'affichage à la semaine si la terminaison se fait à la semaine.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur concerné puis confirmez la terminaison.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur concerné puis confirmez l'annulation de la terminaison.

Lorsque les temps d'un collaborateur sont terminés pour le mois ou la semaine, le manager ou la personne en charge de la validation peut valider les temps. La validation permet d'indiquer que les temps ont été contrôlés et acceptés.

Les temps peuvent être validés au fur et à mesure de la saisie des temps par le collaborateur. La fonction de validation est disponible à partir du moment où le collaborateur possède des temps saisis non validés, c'est-à-dire des temps avec un code état BRUT. Si tous les temps saisis par le collaborateur sont validés, la fonction de validation n'est plus disponible.

En fonction des processus de validation mis en place dans l'entreprise, les temps peuvent être validés par différentes personnes. Par exemple, les temps d'une équipe peuvent d'abord passer par une validation intermédiaire par le responsable de l'affaire, puis par le manager d'une équipe. L'interface du contrôle des temps permet de gérer la validation sur plusieurs niveaux, en modifiant le code état de validation. Les codes état de validation des temps sont paramétrables depuis l'Application Desktop et permettent de définir différents niveaux de validation, par exemple Validé par responsable affaire et Validé N+1.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur concerné, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation. Tous les temps du mois ou de la semaine sont validés simultanément.

Depuis la vue détaillée des temps d'un collaborateur, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Il est possible de valider tous les temps affichés ou de valider les temps individuellement :

  • Pour valider tous les temps affichés en une fois, cliquez sur le bouton Valider tous en haut à droite de l'écran, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation. Dans ce cas, tous les temps affichés sont validés avec le code état renseigné. Si certains temps étaient déjà validés, l'ancien code état est remplacé.
  • Pour valider plusieurs lignes de temps en une fois, cochez les cases sur la gauche de chaque ligne pour les sélectionner. Cliquez sur le bouton Valider en haut à droite de l'écran, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation. Dans ce cas, les temps sélectionnés sont validés avec le code état renseigné. Si certains temps étaient déjà validés, l'ancien code état est remplacé.
  • Pour valider une ligne de temps seulement, cliquez sur pour le temps concerné, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation.

Note

Si une ligne de temps doit être refusée, c'est-à-dire si le code état sélectionné est REFUSE, un motif doit être renseigné avant de pouvoir confirmer le refus.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Cochez les cases sur la gauche du nom des collaborateurs à sélectionner, cliquez sur le bouton Valider dans l'en-tête de la liste, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation.

Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e) et assurez-vous de désélectionner tous les collaborateurs. Cliquez sur le bouton Valider tous dans l'en-tête de la liste, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation.

Si besoin, il est possible d'annuler la validation des temps, c'est-à-dire revenir au code état BRUT. L'annulation est uniquement possible pour les temps d'un collaborateur, c'est-à-dire depuis la vue détaillée des temps du collaborateur.

Depuis la vue détaillée, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Il est possible d'annuler la validation pour tous les temps affichés ou pour chaque ligne de temps individuellement :

  • Pour annuler tous les temps affichés en une fois, cliquez sur le bouton Valider tous en haut à droite de l'écran, sélectionnez Annuler la validation puis confirmez l'annulation.
  • Pour annuler la validation de plusieurs lignes de temps en une fois, cochez les cases sur la gauche de chaque ligne pour les sélectionner. Cliquez sur le bouton Valider en haut à droite de l'écran, sélectionnez Annuler la validation puis confirmez l'annulation.
  • Pour annuler la validation d'une ligne de temps seulement, cliquez sur pour le temps concerné puis confirmez l'annulation.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Temps forfait horaire doit être paramétré.

1 Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e) puis cliquez sur pour le collaborateur concerné.
2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 En fonction du paramétrage du modèle d'édition, une fenêtre peut s'ouvrir. Renseignez les paramètres d'édition puis cliquez sur Valider.

Le relevé des temps est édité et enregistré sur votre machine.