Approbation des pièces de gestion

Depuis l'Application Desktop, les collaborateurs peuvent demander l'approbation du manager ou d'une personne responsable pour faire avancer le cycle de vie de certaines pièces de gestion. Par exemple, lorsqu'un collaborateur crée un devis depuis le Desktop, celui-ci peut avoir à demander l'approbation d'un manager ou d'un responsable avant de pouvoir transformer ce devis en commande. Ces demandes d'approbation sont centralisées et accessibles depuis le portail pour que le manager puisse approuver rapidement et facilement les différentes pièces de gestion.

Un manager peut approuver sept types de pièces de gestion :

  • les devis ;
  • les commandes client ;
  • les cotations ;
  • les commandes fournisseur ;
  • les factures fournisseur ;
  • les notes de frais ;
  • les demandes internes, qui peuvent également être demandées depuis le module Collaborateur du portail.

Un manager peut afficher le détail de la pièce avant de l'approuver ou de la refuser. Le manager peut avoir un aperçu des documents liés à la pièce de gestion, télécharger ces documents, envoyer un mail au collaborateur demandeur ou encore générer le bon à payer dans le cas d'une facture fournisseur. Pour les notes de frais, il est également possible de refuser certaines lignes de dépense qui ne doivent pas être remboursées au collaborateur, tout en approuvant la note de frais. En fonction du paramétrage, les pièces de gestion peuvent être approuvées par plusieurs personnes : il s'agit d'une approbation à plusieurs niveaux.

Les approbations sont gérées depuis le menu Mes Approbations du module Manager.

Le menu Mes Approbations permet de visualiser toutes les approbations existantes de l'utilisateur connecté ou d'un autre collaborateur. Ce menu permet ainsi de visualiser toutes les pièces de gestion ou demandes qui sont en attente d'approbation, qui ont déjà été approuvées ou encore celles qui ont été refusées.

Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du nom de la demande interne, de la pièce de gestion, du demandeur ou encore de l'affaire.

Note

Le champ de recherche fonctionne pour les pièces de gestion et non pas pour les lignes contenues dans les pièces.

Les approbations correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'approbation recherchée.

Depuis l'en-tête de l'écran, il est également possible de restreindre les approbations affichées pour faciliter la recherche :

Champ Description
Trier par

Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les approbations.

  • Date demande appro. - tri en fonction de la date de demande d'approbation (pour les demandes à approuver) ou de la date d'approbation (pour les demandes approuvées), par ordre croissant ou décroissant
  • Tiers - tri en fonction du demandeur, par ordre alphabétique ou inversé
  • Montant - tri en fonction du montant associé à la pièce de gestion, par ordre croissant ou décroissant
Approbateur

Sélectionnez l'approbateur depuis la liste déroulante pour afficher ses approbations.

Par défaut, l'utilisateur connecté est sélectionné.

Les approbations peuvent être filtrées par type (devis, commande, demande interne, etc.) ou par état (à approuver, approuvé, refusé).

1 Depuis la liste des approbations, cliquez sur Filtrer.

Une fenêtre Filtres avancés s'ouvre.

2 Dans la fenêtre, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire.
3 Cliquez sur Appliquer.

Les approbations correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres approbations sont masquées.

Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtrer puis sur Supprimer les filtres.

Note

L'option d'affichage HT permet de gérer les montants affichés en HT ou en TTC. Lorsque cette option est activée, les montants sont affichés en HT dans la liste des pièces ainsi que dans le formulaire de détails d'une pièce. Lorsque l'option est désactivée, les montants sont affichés en TTC.

Pour approuver ou refuser une demande d'approbation, il faut ouvrir la demande en elle-même.

Pour cela, cliquez sur la demande souhaitée dans la liste du menu Mes Approbations. Le détail de la demande est affiché à la droite de l'écran.

1 Ouvrez la demande d'approbation et cliquez sur le bouton Approuver.

Une fenêtre s'ouvre.

2 Dans la fenêtre, renseignez si besoin un Commentaire puis cliquez sur Confirmer.

La demande est approuvée.

Pour annuler l'approbation, ouvrez la demande approuvée, cliquez sur Retirer l'approbation puis confirmez l'annulation.

Note

Lorsque tous les approbateurs de rangs différents ont approuvé la facture, le bon à payer de la facture passe à 100 %. La date du BAP correspond à la date de la dernière approbation.

Pour une note de frais à approuver, il est possible de refuser certaines dépenses tout en approuvant la note de frais. Ainsi, les dépenses approuvées peuvent être remboursées et les dépenses refusées ne seront pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

Exemple

La note de frais d'un collaborateur contient une dépense erronée, par exemple un frais de déplacement qui n'est pas d'ordre professionnel. Cependant, toutes les autres dépenses contenues dans la note de frais peuvent être remboursées.

La personne en charge d'approuver cette note de frais peut ainsi refuser la dépense en question puis approuver la note de frais.

1 Depuis le détail d'une demande d'approbation pour une note de frais, identifiez la dépense qui doit être refusée dans le tableau des dépenses. Vous pouvez cliquer sur à gauche de chaque ligne pour afficher le détail de la dépense.
2 Pour la ligne de dépense, cliquez sur dans la colonne Refus.
3 Dans la fenêtre de refus, renseignez les raisons de ce refus dans le champ puis cliquez sur Confirmer.

La dépense est refusée. La ligne est barrée et affichée en rouge. Le montant de la ligne refusée est déduit du Total remboursé en EUR affiché tout en bas du tableau des dépenses.

Pour annuler le refus, cliquez sur dans la colonne Refus puis confirmez l'annulation. Lorsque le refus d'une dépense est annulé, le montant remboursé est mis à jour avec le montant initial de la dépense concernée.

DMF 190903 PORTAIL APPROBATIONS MODIFIER DÉPENSE

Pour une note de frais à approuver, il est possible de modifier les dépenses d'un autre collaborateur avant d'approuver la note de frais. Dans ce cas, les règles, les profils de notes de frais et les plafonds de remboursement utilisés sont ceux appliqués au collaborateur de la note de frais.

1 Depuis le détail d'une demande d'approbation pour une note de frais, identifiez la dépense qui doit être modifiée dans le tableau des dépenses. Vous pouvez cliquer sur à gauche de chaque ligne pour afficher le détail de la dépense.
2 Pour la ligne de dépense, cliquez sur dans la colonne Détail.
3 Modifiez les champs nécessaires dans le formulaire de la dépense puis cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

1 Ouvrez la demande d'approbation et cliquez sur le bouton Refuser.

Une fenêtre s'ouvre.

2 Dans la fenêtre, renseignez si besoin un Commentaire pour détailler le refus puis cliquez sur Confirmer.

La demande est refusée.

Depuis le détail d'une demande d'approbation, il est possible d'envoyer un mail au collaborateur demandeur afin de commenter ou d'échanger au sujet de la demande.

1 Depuis le détail d'une demande d'approbation, cliquez sur .

La fenêtre Nouveau message s'ouvre. L'adresse mail du collaborateur demandeur est automatiquement renseignée pour le destinataire. L'objet et le corps du mail sont également déjà renseignés avec les informations concernant la demande.

2 Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Envoyer.

Le mail est envoyé au collaborateur.

Depuis le détail d'une demande d'approbation, cliquez sur pour consulter les documents liés.

Les aperçus des documents liés sont affichés dans une fenêtre à gauche du détail de la demande. Les actions suivantes sont disponibles depuis cette fenêtre :

  • faire défiler les documents grâce aux flèches gauche et droite
  • télécharger les documents
  • zoomer et dé-zoomer un document
  • faire pivoter l'aperçu d'un document vers la gauche ou vers la droite .

Cliquez sur pour fermer la fenêtre d'aperçu.

Depuis le détail d'une demande d'approbation, cliquez sur pour télécharger les documents liés.

Prérequis : Un modèle d'édition pour le type de pièce à éditer doit être paramétré.

1 Depuis le détail d'une demande, cliquez sur .

Une fenêtre s'ouvre.

2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cochez l'option Associer le document si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés (option non visible si la demande d'approbation porte sur une note de frais).
4 Cliquez sur Valider.

La pièce est éditée et téléchargée sur votre machine.

Important

L'approbation ne peut pas être retirée pour :

  • les devis et cotations signé(e)s ou archivé(e)s ;
  • les pièces de gestion validées ;
  • les factures fournisseurs dont le BAP est à 100 %.

Depuis le détail d'une demande approuvée ou refusée, cliquez sur le bouton Retirer l'approbation puis confirmez.