Configurer les envois de mail

Cet écran permet de configurer l'envoi de mail par Akuiteo. En fonction de certaines actions (fonctionnalités, déclencheurs, etc.), il y a un système d'envoi de mail intégré à Akuiteo. Akuiteo utilise le protocole d'échange SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour envoyer des mails.

Les propriétés mail sont configurées dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail.

Si vous souhaitez configurer l'envoi de mail pour les cas de configuration les plus courants, veuillez vous référer à :

Renseignez les propriétés suivantes et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Champ Description
Processus d'envoi des emails activé

Cochez cette option pour activer l'envoi des mails.

Lorsque l'option n'est pas cochée, aucun mail n'est envoyé par Akuiteo.
Hôte SMTP Définit l'adresse du serveur SMTP.
Port SMTP Définit le port du serveur SMTP.
Utilisateur SMTP Login pour se connecter au serveur SMTP si celui-ci est sécurisé.
Mot de passe SMTP Mot de passe pour se connecter au serveur SMTP si celui-ci est sécurisé.
Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement)

Activez ou désactivez l'authentification OAUTH pour la connexion au serveur SMTP.

Cette case doit être cochée si Exchange 365 est utilisé par Akuiteo dans votre organisation. Dans les autres cas, cette case doit être décochée.
Utiliser la librairie Graph API

Cochez cette case si vous utilisez l'API Microsoft Graph.

Pour plus d'informations sur la configuration avec Microsoft Graph, voir Configuration pour Microsoft Graph.
Tenant ID

Ce champ doit être renseigné si Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement) ou Utiliser la librairie Graph API est coché.

Renseignez l'identifiant de locataire fourni par Microsoft pour l'authentification OAUTH ou la connexion à l'API Microsoft Graph.
Client ID

Ce champ doit être renseigné si Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement) ou Utiliser la librairie Graph API est coché.

Renseignez l'identifiant du client pour l'authentification OAUTH ou la connexion à l'API Microsoft Graph.
Client Secret

Ce champ doit être renseigné si Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement) ou Utiliser la librairie Graph API est coché.

Renseignez le secret du client pour l'authentification OAUTH ou la connexion à l'API Microsoft Graph.
Utiliser la commande STARTTLS Au début de l'échange, permet de passer une commande STARTTLS pour crypter l'échange.
Mail postmaster

Si la case Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails est cochée, renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur de tous les mails.

Cette adresse mail peut ne pas correspondre à une adresse mail existante, par exemple nepasrépondre@akuiteo.com.
Adresse mail utilisée pour envoyer les mails avec Outlook(New)

Renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur des mails lorsque le nouveau Microsoft Outlook est défini comme logiciel de courrier depuis les préférences d'Akuiteo.

Si le champ n'est pas renseigné, l'adresse mail renseignée dans le champ Mail postmaster est utilisée par défaut.

Contrairement au Mail postmaster, l'adresse mail renseignée doit être existante et associée à un compte Exchange qui a le droit de créer un brouillon (répertoire Draft du compte).
Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails

Permet de définir une adresse mail "postmaster" comme expéditeur de tous les mails.

Important

Pour des raisons de sécurité, cochez cette option. Si l'option n'est pas cochée, l'adresse de la personne connectée est utilisée comme expéditeur pour chaque mail.
Délai au-delà duquel le système n'essaye plus d'envoyer les mails en défaut

Si l'envoi d'un mail est en erreur, le serveur essaie d'envoyer ce mail pendant un certain délai en secondes, renseigné dans cette propriété.

Passé ce délai, si l'envoi du mail est toujours en erreur, le mail ne sera pas envoyé.
Intervalle de temps entre 2 exécutions du processus d'envoi de mails

Renseignez la durée, en secondes, entre deux exécutions du processus d'envoi de mails.

Exemple

Si l'intervalle renseigné est de 20 secondes, le processus d'envoi des mails sera exécuté toutes les 20 secondes.
Profondeur de conservation des e-mails envoyés dans la base

Permet de purger la table contenant les mails stockés.

À chaque exécution du processus d'envoie de mails, les mails datés de plus de X jours (X étant la valeur renseignée dans la propriété) seront supprimés.
Au démarrage, n'envoie pas les mails en attente Cochez cette option pour ne pas envoyer les mails en attente au démarrage du serveur et ainsi éviter de le surcharger.

Accéder au portail Azure

1 Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://portal.azure.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur.
2 Sur la page d’accueil, cliquez sur Azure Active Directory.

Déclarer Akuiteo comme application de l'annuaire Azure AD

1 Cliquez sur Inscriptions d'applications dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouvelle inscription.
2 Renseignez le Nom de cette nouvelle inscription (par exemple Akuiteo Exchange 365) et laissez l'option Comptes dans cet annuaire d'organisation uniquement (XXX uniquement - Locataire unique) cochée. Cliquez ensuite sur S'inscrire.

La page de l'application est affichée.

3 Copiez les informations suivantes :
  • ID d'application (client)
  • ID de l'annuaire (locataire)

Pour cela, passez la souris sur un champ concerné puis cliquez sur l'icône permettant de copier l'information dans le presse-papier. Conservez ces informations dans un document à part.

Créer un "secret client" pour identifier le serveur Akuiteo

1 Cliquez sur Certificats & secrets dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouveau secret client.
2 Renseignez une Description (par exemple Client Secret Akuiteo) et sélectionnez la Date d’expiration de la clé en fonction de votre politique de sécurité. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Important

Une fois la date d'expiration passée, vous devrez créer un nouveau "secret client".

3 Passez la souris sur le champ Valeur puis cliquez sur le bouton permettant de copier l'information dans le presse-papier. Conservez cette information dans un document à part.

Important

Vous devez copier cette valeur juste après la création du secret client car l'information ne sera plus accessible par la suite et vous devrez régénérer un nouveau "secret client".

Demander les autorisations d'API

1 Depuis le menu API autorisées, cliquez sur Ajouter une autorisation puis sur API utilisées par mon organisation.
2 Dans la liste des API, cherchez et cliquez sur l'API Office 365 Exchange Online puis cliquez sur Autorisations d'application.
3 Depuis la liste des autorisations, cochez l'autorisation full_access_as_app puis cliquez sur le bouton Ajouter des autorisations.
4 Depuis la page Autorisations configurées, cliquez sur le bouton Accorder un consentement d'administrateur pour XXX, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail, renseignez les champs suivants et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Champ Description
Processus d'envoi des emails activé Cochez cette option pour activer l'envoi des mails.
Hôte SMTP Vide.
Port SMTP Vide.
Utilisateur SMTP Vide.
Mot de passe SMTP Vide.
Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement) Cochez cette case.
Tenant ID Renseignez la valeur ID de l'annuaire (locataire) récupérée sur Azure.
Client ID Renseignez la valeur ID d'application (client) récupérée sur Azure.
Client Secret Renseignez la Valeur du secret client récupérée sur Azure.
Utiliser la commande STARTTLS Cochez cette case.
Mail postmaster

Si le paramètre Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails est coché, renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur de tous les mails envoyés.

Cette adresse mail peut ne pas correspondre à une adresse mail existante, par exemple nepasrépondre@akuiteo.com.
Adresse mail utilisée pour envoyer les mails avec Outlook(New) Vide.
Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser une adresse mail "postmaster" comme expéditeur de tous les mails envoyés.

Important

Pour des raisons de sécurité, cochez cette option. Si l'option n'est pas cochée, l'adresse de la personne connectée est utilisée comme expéditeur pour chaque mail envoyé.
Délai au-delà duquel le système n'essaye plus d'envoyer les mails en défaut Valeur par défaut.
Intervalle de temps entre 2 exécutions du processus d'envoi de mails Valeur par défaut.
Profondeur de conservation des e-mails envoyés dans la base Valeur par défaut.
Au démarrage, n'envoie pas les mails en attente Valeur par défaut.

Accéder au portail Azure

1 Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://portal.azure.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur.
2 Sur la page d’accueil, cliquez sur Microsoft Entra ID.

Déclarer Akuiteo comme application de l'annuaire Azure AD

1 Cliquez sur Inscriptions d'applications dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouvelle inscription.
2 Renseignez le Nom de cette nouvelle inscription (par exemple Akuiteo Microsoft Graph Mail) et laissez l'option Comptes dans cet annuaire d'organisation uniquement (XXX uniquement - Locataire unique) cochée. Cliquez ensuite sur S'inscrire.

La page de l'application est affichée.

3 Copiez les informations suivantes :
  • ID d'application (client)
  • ID de l'annuaire (locataire)

Pour cela, passez la souris sur un champ concerné puis cliquez sur l'icône permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez ces informations dans un document à part.

Créer un "secret client" pour identifier le serveur Akuiteo

1 Cliquez sur Certificats & secrets dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouveau secret client.
2 Renseignez une Description (par exemple Client Secret Akuiteo) et sélectionnez la Date d’expiration de la clé en fonction de votre politique de sécurité. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Important

Une fois la date d'expiration passée, vous devrez créer un nouveau "secret client".

3 Passez la souris sur le champ Valeur puis cliquez sur le bouton permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez cette information dans un document à part.

Important

Vous devez copier cette valeur juste après la création du secret client car l'information ne sera plus accessible par la suite et vous devrez régénérer un nouveau "secret client".

Demander les autorisations d'API

1 Depuis le menu API autorisées, cliquez sur Ajouter une autorisation puis sur API Microsoft Graph.
2 Cliquez sur Autorisations d'application.
3 Depuis la liste des autorisations, cochez les autorisations Mail.ReadWrite et Mail.Send puis cliquez sur le bouton Ajouter des autorisations.
4 Depuis la page Autorisations configurées, cliquez sur le bouton Accorder un consentement d'administrateur pour XXX, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail, renseignez les champs suivants et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Champ Description
Processus d'envoi des emails activé Cochez cette option pour activer l'envoi des mails.
Hôte SMTP Vide.
Port SMTP Vide.
Utilisateur SMTP Vide.
Mot de passe SMTP Vide.
Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement) Décochez cette case.
Utiliser la librairie Graph API Cochez cette case.
Tenant ID Renseignez la valeur ID de l'annuaire (locataire) récupérée sur Azure.
Client ID Renseignez la valeur ID d'application (client) récupérée sur Azure.
Client Secret Renseignez la Valeur du secret client récupérée sur Azure.
Utiliser la commande STARTTLS Cochez cette case.
Mail postmaster

Si le paramètre Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails est coché, renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur de tous les mails envoyés.

Cette adresse mail peut ne pas correspondre à une adresse mail existante, par exemple nepasrepondre@akuiteo.com.
Adresse mail utilisée pour envoyer les mails avec Outlook(New)

Renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur des mails lorsque le nouveau Microsoft Outlook est défini comme logiciel de courrier depuis les préférences d'Akuiteo.

Si le champ n'est pas renseigné, l'adresse mail renseignée dans le champ Mail postmaster est utilisée par défaut.

Contrairement au Mail postmaster, l'adresse mail renseignée doit être existante et associée à un compte Exchange qui a le droit de créer un brouillon (répertoire Draft du compte).
Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser une adresse mail "postmaster" comme expéditeur de tous les mails envoyés.

Important

Pour des raisons de sécurité, cochez cette option. Si l'option n'est pas cochée, l'adresse de la personne connectée est utilisée comme expéditeur pour chaque mail envoyé.
Délai au-delà duquel le système n'essaye plus d'envoyer les mails en défaut Valeur par défaut.
Intervalle de temps entre 2 exécutions du processus d'envoi de mails Valeur par défaut.
Profondeur de conservation des e-mails envoyés dans la base Valeur par défaut.
Au démarrage, n'envoie pas les mails en attente Valeur par défaut.

Paramétrer Google Suite

1 Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://admin.google.com pour accéder à la console d'administration Google et connectez-vous en tant qu'administrateur.
2 Créez un compte utilisateur dédié à l'envoi de mails si ce n'est pas déjà fait :
  1. Depuis l'onglet Accueil, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  2. Saisissez les informations du compte.
  3. Cliquez sur le bouton AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR.
  4. Cliquez sur COPIER LE MOT DE PASSE pour récupérer le mot de passe de l'utilisateur créé.
  5. Déconnectez-vous de la console d'administration et connectez-vous une première fois avec ce compte nouvellement créé à l'adresse https://www.google.fr/.
  6. Déconnectez-vous à nouveau et revenez sur la console d'administration.
3 Depuis le menu Sécurité > Contrôle des accès et des données > Applications moins sécurisées, cochez Autoriser les utilisateurs à gérer leur accès aux applications moins sécurisées puis cliquez sur ENREGISTRER.
4 Déconnectez-vous de la console d'administration et connectez-vous en tant qu'utilisateur dédié à l'adresse https://www.google.fr/.
5 Accédez à l'adresse https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps et activez le paramètre "Autoriser les applications moins sécurisées".

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail, renseignez les champs suivants et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Champ Description
Processus d'envoi des emails activé Cochez cette option pour activer l'envoi des mails.
Hôte SMTP Renseignez : smtp.gmail.com
Port SMTP Renseignez : 587
Utilisateur SMTP Renseignez l'adresse mail de l’utilisateur dédié à l’envoi de mails.
Mot de passe SMTP Renseignez le mot de passe de l'utilisateur dédié.
Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement) Case non cochée.
Tenant ID Vide.
Client ID Vide.
Client Secret Vide.
Utiliser la commande STARTTLS Cochez cette case.
Mail postmaster

Si le paramètre Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails est coché, renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur de tous les mails envoyés.

Cette adresse mail peut ne pas correspondre à une adresse mail existante, par exemple nepasrépondre@akuiteo.com.
Adresse mail utilisée pour envoyer les mails avec Outlook(New) Vide.
Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser une adresse mail "postmaster" comme expéditeur de tous les mails envoyés.

Important

Pour des raisons de sécurité, cochez cette option. Si l'option n'est pas cochée, l'adresse de la personne connectée est utilisée comme expéditeur pour chaque mail envoyé.
Délai au-delà duquel le système n'essaye plus d'envoyer les mails en défaut Valeur par défaut.
Intervalle de temps entre 2 exécutions du processus d'envoi de mails Valeur par défaut.
Profondeur de conservation des e-mails envoyés dans la base Valeur par défaut.
Au démarrage, n'envoie pas les mails en attente Valeur par défaut.