Gérer les participants d'une session

Les participants, aussi appelés stagiaires, sont les personnes qui assistent aux sessions de formation.

Dès lors qu'une personne est ajoutée dans un dossier d'inscription d'une session, elle est automatiquement cochée Stagiaire dans sa fiche de contact. Elle est alors considérée comme stagiaire et peut être trouvée en effectuant une recherche dans Formation > Stagiaires.

Référence

Pour inscrire une personne dans un dossier d'inscription d'une session, voir Ajouter des participants à un dossier d'inscription.

DMF 180316 FORMATION CONTINUE SESSION INSCRIPTION

Prérequis :

Une fois la session et le dossier d'inscription créés, il est possible d'ajouter des participants à la session.

1 Ouvrez le dossier d'inscription et cliquez sur dans la barre d'action.
2 Sous l'onglet Participant(s), cliquez sur en haut à droite de l'écran.

Note

Si le contact à ajouter en tant que participant n'existe pas chez le client, il est possible de cliquer sur en haut à droite de l'écran pour créer un contact et l'ajouter au dossier d'inscription.

3 Renseignez les informations :
Champ Description
Client final

Sélectionnez le client à inscrire dans la session de formation.

Le client est renseigné automatiquement à partir du client final saisi dans l'onglet Dossier.
Nom et Prénom

Dans l'un des deux champs, sélectionnez le contact du client.

La liste affiche tous les contacts liés au client.

Lorsque l'un des deux champs est renseigné, l'autre champ se renseigne automatiquement.
Fonction

Ce champ se renseigne automatiquement lorsque les champs Nom et Prénom sont renseignés.

Si la fonction n'est pas renseignée dans la fiche du contact, le champ restera vide.

Ce champ n'est pas modifiable.
Statut

Sélectionnez le statut du participant.

La liste affiche tous les statuts des participants créés.

Référence

Pour créer un statut du participant, voir Créer un statut du participant.
Certificat

Renseignez un certificat de formation lié à la session.

Important

Si la numérotation automatique des certificats est paramétrée, ce champ se remplit automatiquement lors de l'édition d'un certificat. Pour que la numérotation automatique fonctionne, il est nécessaire de renseigner le type de la numérotation automatique (ex : FCERT) dans le champ Certificat du modèle d'édition.

Référence

Pour paramétrer la numérotation automatique des certificats et un modèle d'édition de certificat, voir Paramétrer la numérotation automatique et Créer un code action de formation.
Présent

Décochez cette case si le participant sera absent à la session.

Important

Si cette case est décochée, le participant sera considéré totalement absent et il ne sera pas possible de modifier le champ Statut de l'émargement du participant dans l'onglet Emargement de la session (voir Consulter l'émargement).
4 Au-dessus du tableau, cliquez sur .

Le participant est ajouté.

DMF 180316 FORMATION CONTINUE SESSION INSCRIPTION

Il est possible de créer un contact s'il n'existe pas chez le client pour l'ajouter en tant que participant dans le dossier d'inscription.

1 Ouvrez le dossier d'inscription.
2 Sous l'onglet Participant(s), cliquez sur en haut à droite de l'écran.
3 Renseignez les informations du nouveau participant :
Champ Description
Client final

Sélectionnez le client à inscrire dans la session de formation.

Le client est renseigné automatiquement à partir du client final saisi dans l'onglet Dossier.
Civilité, Nom / Prénom Renseignez l'identité du contact.
Fonction et Titre

Renseignez la fonction et le titre du contact au sein de son organisation.
Téléphone / Mobile et E-mail Renseignez les informations de contact.
Statut

Sélectionnez le statut du participant.

La liste affiche tous les statuts des participants créés.

Référence

Pour créer un statut du participant, voir Créer un statut du participant.
Certificat

Renseignez un certificat de formation lié à la session.

Important

Si la numérotation automatique des certificats est paramétrée, ce champ se remplit automatiquement lors de l'édition d'un certificat. Pour que la numérotation automatique fonctionne, il est nécessaire de renseigner le type de la numérotation automatique (ex : FCERT) dans le champ Certificat du modèle d'édition.

Référence

Pour paramétrer la numérotation automatique des certificats et un modèle d'édition de certificat, voir Paramétrer la numérotation automatique et Créer un code action de formation.
4 Cliquez sur Valider. Il est possible de cliquer sur Ajouter et créer un nouveau contact pour ajouter le participant et enchaîner la création d'un nouveau contact directement.

Le contact est créé et ajouté au dossier d'inscription.

DMF 180316 FORMATION CONTINUE SESSION INSCRIPTION

Prérequis :

1 Ouvrez le dossier d'inscription.
2 Sous l'onglet Participant(s), cliquez sur en haut à droite de l'écran.
3 Double cliquez sur le champ de la fenêtre.
4 Sélectionnez les participants à ajouter puis appuyez sur Entrée.
5 Cliquez sur OK.

Les participants sont ajoutés au dossier d'inscription.

Prérequis :

  • Les identifiants d'un utilisateur technique possédant le DMF 181001 FORMATION CONTINUE PORTAIL CREER PARTICIPANT doivent être renseignés dans Paramétrage Formation > Paramétrage. Ce DMF est lié au DMF A21001 API CRM CONTACTS ADD CONTACT.
  • Les émargements doivent être ouverts (voir Ouvrir l'émargement).

Important

Cette méthode ne permet pas de sélectionner un contact existant pour l'ajouter en tant que participant dans le dossier. En effet, un nouveau contact sera nécessairement créé chez le client.

1 Allez sur le Portail Formation.
2 Connectez-vous grâce à vos identifiants de formateur.
3 Cliquez sur la feuille de présence souhaitée.
4 En-dessous du tableau Détail de l'émargement, cliquez sur Ajouter participant.
5 Renseignez les informations :
Champ Description
Dossier Sélectionnez le dossier dans lequel le participant sera ajouté.
Civilité, Nom, Prénom Renseignez l'identité du participant.
E-mail Renseignez l'adresse mail du participant.
6 Cliquez sur Valider.

Le contact est créé chez le client et le participant est ajouté.

DMF 180326 FORMATION CONTINUE SESSION IMPORT PARTICIPANTS

Depuis l'onglet Participant(s) d'un dossier d'inscription, il est possible d'importer des participants dans le dossier d'inscription grâce à un fichier d'import en cliquant sur en haut à droite de l'écran. Il s'agit du même écran que dans Gestion > Imports mais les critères Formation et Participants sont renseignés automatiquement.

1 Ouvrez le dossier d'inscription et cliquez sur dans la barre d'action.
2 Sous l'onglet Participant(s), sélectionnez le participant à retirer.
3 Cliquez sur et confirmez la suppression.

Lorsque la session débute, le formateur peut ouvrir l'émargement afin que les participants puissent remplir leur feuille d'émargement pour renseigner leur présence ou leur absence au début de chaque demi-journée.

Important

Après l'ouverture de l'émargement, il n'est plus possible de modifier le nombre de jours et la durée de la session. Pour modifier les dates de la session lorsque l'émargement est ouvert, voir Modifier la programmation d'une session.

Prérequis : La session doit être sous l'état Confirmée (voir Modifier l'état d'une session).

À partir du Portail Formation

1 Allez sur le Portail Formation.
2 Connectez-vous grâce à vos identifiants de formateur.
3 Cliquez sur Ouvrir les émargements.
4 Cliquez sur OK.

L'émargement est ouvert.

À partir de l'Application Desktop

1 Ouvrez la session.
2 Sous l'onglet Emargement, cliquez sur .

Une fenêtre indique qu'il ne sera plus possible de modifier les dates et la durée de la session.

3 Cliquez sur Oui.

L'émargement est ouvert.

Au début de chaque demi-journée, les participants doivent remplir leur feuille d'émargement pour renseigner leur présence ou leur absence.

1 Allez sur le Portail Formation.
2 Connectez-vous grâce à vos identifiants de participant.
3 Cliquez sur la feuille de présence souhaitée.
4 Cochez les demi-journées auxquelles vous avez participé.

Note

Il n'est pas possible de cocher les demi-journées qui ne se sont pas encore déroulées.

Le nombre de demi-journées disponibles dépend de la durée en jours de la session.

5 Renseignez un commentaire dans le champ Commentaire.
6 Cliquez sur Valider.

L'émargement est enregistré.

DMF 180325 FORMATION CONTINUE SESSION MODIFIER EMARGEMENT VALIDEUR

Après une session, le formateur peut valider l'émargement des participants.

Note

Depuis le Portail Formation, il n'est pas possible de valider l'émargement mais la consultation reste possible. La validation est possible uniquement depuis l'Application Desktop.

1 Ouvrez la session.
2 Sous l'onglet Emargement, cliquez sur .

L'onglet Présence s'ouvre.

3 Dans les lignes Valideur, cochez les demi-journées auxquelles chaque participant a participé.

Note

Le nombre de demi-journées dépend de la durée en jours de la session. Un jour correspond à deux demi-journées.

Les demi-journées validées s'ajouteront dans le total des heures de présence dans le BPF.

4 Renseignez un commentaire dans la colonne Commentaire.
5 En haut à droite du tableau, cliquez sur .

L'émargement est validé.

Lorsque l'émargement a été effectué, il est possible de le clôturer pour le rendre non-modifiable.

À partir du Portail Formation

1 Allez sur le Portail Formation.
2 Connectez-vous grâce à vos identifiants de formateur.
3 Cliquez sur la feuille d'émargement à clôturer.
4 Cliquez sur Clôturer.

L'émargement est clôturé :

  • Les participants n'ont plus accès à leur feuille d'émargement.
  • Les demi-journées validées sont prises en compte pour le BPF.
  • Dans l'onglet Emargement, la durée d'absence et le statut de l'émargement de chaque participant se mettent à jour. Les commentaires renseignés par les participants et le formateur s'affichent dans les colonnes Indic. Int et Indic. Ext.

À partir de l'Application Desktop

1 Ouvrez la session.
2 Sous l'onglet Emargement, cliquez sur .

L'onglet Présence s'ouvre.

3 Cliquez sur .
4 Cliquez sur Oui.

L'émargement est clôturé :

  • Les participants n'ont plus accès à leur feuille d'émargement.
  • Les demi-journées validées sont prises en compte pour le BPF.
  • Dans l'onglet Emargement, la durée d'absence et le statut de l'émargement de chaque participant se mettent à jour. Les commentaires renseignés par les participants et le formateur s'affichent dans les colonnes Indic. Int et Indic. Ext.

Lors de la clôture de l'émargement, le statut de l'émargement de chaque participant ainsi que les heures de présence et d'absence se mettent à jour automatiquement. Il est possible de vérifier cet émargement.

1 Ouvrez la session et cliquez sur dans la barre d'action.
2 Cliquez sur l'onglet Emargement.
3 Cliquez sur le participant souhaité.
4 Consultez la liste déroulante Statut de l'émargement et effectuez des modifications si besoin :
Option Description
Présent Le participant a été présent durant la totalité de la session.
Partiellement absent

Le participant a été absent partiellement durant la session.

Le nombre d'heures d'absence du participant s'affiche dans le champ Durée absence (heures) et le nombre d'heures de présence s'affiche dans le champ Durée présence (heures).

L'option Déductible assiduité n'a aucune incidence.
Totalement absent Le participant a été totalement absent durant la session.