Tableau de Bord Interactif

DMF

1610** SERVICES TBI *

Le Tableau de Bord Interactif (TBI) permet à vos collaborateurs de mettre à jour leurs informations dans Akuiteo et lister les tâches à réaliser. Cet écran est accessible depuis le menu Favoris > Tableau de bord personnel interactif.

Des règles de gestion sont également à activer et paramétrer en amont :

  • TBI_ETAT_AFF : permet de préciser les codes états d’affaire à exclure des actions du TBI.
  • TBI_ALL_AFF : permet d’inclure également les affaires clôturées dans les contrôles du TBI.

Pré-requis : Vous devez définir les actions possibles, par affaire ou transverse, depuis le TBI. Pour cela, vous devez Définir des modèles de contrôle ou des tâches à effectuer obligatoirement depuis le TBI par l'utilisateur connecté.

Les modèles de contrôle vous permettent de définir des profils de responsabilité, que vous pourrez par la suite affecter à des utilisateurs collaborateurs liés à une affaire. Vous pouvez créer une infinité de modèles de contrôle. Les modèles de contrôle permettent de définir des alertes pour des actions spécifiques. Le modèle de contrôle créé doit être renseigné sur le profil utilisateur du collaborateur concerné (Tiers > Collaborateur > onglet Contrôles Associés). De plus, le collaborateur concerné doit être renseigné comme responsable d'affaire sur la fiche affaire concernée (Gestion > Affaires > onglet Resp. contrôle).

1 Allez dans Outils > Paramétrages > Paramétrage général > Affaire > Modèles de contrôle.
2 Sous l'onglet Résultat contrôle, cliquez sur .
3 Pour chaque modèle de contrôle, définissez :
  1. Un type :
    • Contrôle par affaire : s'applique uniquement aux collaborateurs désignés sur les affaires. Il est utilisé pour les chefs de projet et leurs affaires. Ex : Responsable Commercial.
    • Contrôle transverse : s'applique aux collaborateurs associés à ce modèle sans qu’il soit nécessaire de les associer à des affaires. Il est utilisé pour les responsables afin d’obtenir une vue transversale.
  2. Un nom : permet d'indiquer à quel profil s’adresse ce modèle.
  3. Une liste de contrôles associés : permet de choisir les contrôles qui seront à effectuer une fois la case Sélection cochée face à la règle correspondante.
4 Sauvegardez.

Pour définir les modèles de contrôles transverses, vous devez associer le ou les modèles de contrôles de type transverse à un collaborateur.

1 Ouvrez une fiche collaborateur.
2 Allez dans Edition > Paramétrages complémentaires > Paramétrage des contrôles associés. L'onglet Contrôles associés s'ouvre.
3 Pour associer un nouveau modèle, dans la section Liste des modèles de contrôle associés, recherchez les contrôles depuis le champ Modèles. Le modèle est automatiquement associé au collaborateur et apparaît dans le tableau.

Deux étapes sont nécessaires :

  1. Associer un ou plusieurs modèles de contrôles au collaborateur.
  2. Associer un "collaborateur avec modèle de contrôle" à l’affaire.
Étape 1 : Associer un ou plusieurs modèles de contrôles à un collaborateur

Suivez la procédure décrite dans Définir les modèles de contrôle transverse.

Étape 2 : Associer un "collaborateur avec modèles de contrôles" à l’affaire
1 Si vous souhaitez associer de manière automatique le collaborateur avec un modèle de contrôles à l'affaire, créez simplement une nouvelle affaire. Akuiteo ajoute alors à l’affaire les collaborateurs désignés dans les champs Resp. Affaire et Resp. Commercial.
2 Si vous souhaitez associer manuellement le collaborateur avec modèle de contrôles à l’affaire :
  1. Désactivez la préférence Ne pas afficher l’onglet responsable de contrôles dans Edition > Préférences > Générales > Affaire > Fiche Affaire afin de pouvoir accéder à l’onglet Resp. contrôles.
  2. Ouvrez une fiche affaire et cliquez sur l'onglet Resp. contrôle.
  3. Cliquez sur la flèche à droite de l'icône et sélectionnez le ou les collaborateur(s) avec la touche Ctrl dans la liste d’aide qui s'affiche. Les collaborateurs sont affichés dans la partie gauche de l'écran.
3 Pour supprimer un collaborateur avec modèle de contrôles, sélectionnez-le et cliquez sur .

Note

Lorsque vous cliquez sur un collaborateur dans le tableau de gauche, le tableau de droite affiche la liste des contrôles associé au profil du collaborateur.

Étape 3 : Associer une affaire à un "collaborateur avec modèles de contrôles"

À l'inverse du cas cité dans l'étape 2, vous pouvez associer une affaire au collaborateur commercial ou responsable d'affaire, avec modèle associé, depuis sa fiche.

1 Ouvrez une fiche collaborateur.
2 Allez dans Edition > Paramétrages complémentaires > Paramétrage des contrôles associés. L'onglet Contrôles associés s'ouvre.
3 Sélectionnez dans le tableau du haut les modèles déjà associés au collaborateur afin de vérifier les affaires déjà liées au collaborateur courant et au modèle sélectionné.
4 Si certaines affaires ne sont pas associées, ajoutez-en en cliquant sur le bouton +.
5 Dans la fenêtre qui s'ouvre, recherchez les affaires par responsable d’affaire ou par responsable commercial en cliquant sur Recherche.
6 Dans le tableau Liste des affaires non-clôturées, sélectionnez les affaires souhaitées et cliquez sur Valider.

Le collaborateur est désormais désigné sur chacune de ces affaires avec le modèle de contrôle sélectionné.

Le TBI regroupe en un écran toute une liste de tâches à réaliser dans Akuiteo, il est donc important qu'il soit à disposition rapidement et à tout moment.

Vous pouvez donc demander à Akuiteo d'afficher automatiquement le TBI dès qu'un utilisateur se connecte.

1 Allez dans Tiers > Gestion des utilisateurs > lancez une recherche et ouvrez une fiche utilisateur.
2 Cochez la case Lancement du TBI au démarrage et sauvegardez.

À la prochaine connexion de l'utilisateur, le TBI s'affichera automatiquement en page d'accueil.

Lorsque vous vous connectez en tant qu'utilisateur, votre TBI s'ouvre dans lequel vous pouvez :

  • Ouvrir la tâche ou l’élément de la liste du tableau en faisant un double-clic dessus.
  • Rafraîchir la liste pour afficher les changements apportées au TBI en cliquant sur .
  • Visualiser le TBI d’un collaborateur de votre choix (soumis au DMF 161001) depuis Edition > Changer de collaborateur.
  • Éditer un e-mail de relance sur les actions du TBI en cliquant sur . Vous devez avoir paramétré une édition de type Mail de relance sur TBI avec en modèle d’édition standard tbiMail.rptdesign. Le collaborateur du TBI est le destinataire par défaut et son responsable est automatiquement inclus en copie du mail.