Gérer les indemnités kilométriques

DMF

0415** ACHATS NOTES DE FRAIS *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Transverse > Libellé Puissance Fiscale Par Vehicule.

Akuiteo permet de saisir des notes de frais contenant des indemnités kilométriques depuis Favoris > Ma note de frais, qui sont ensuite validées par le manager depuis Edition > Valider la note de frais, puis remboursées au collaborateur selon un barème défini par l'administration fiscale. Ces notes de frais sont saisies sur une nature de dépense de type Indemnités kilométriques.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépenses, voir Expense types.

Pour toutes les informations concernant la création, la saisie et la gestion des dépenses dans les notes de frais, voir The expense reports. Les informations suivantes présentent uniquement les spécificités des indemnités kilométriques avec le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé.

1 Depuis Favoris > Ma note de frais, cliquez sur .
2 Dans le champ Nature dépense, renseignez une nature de dépense de type indemnité kilométrique.
3 Renseignez les informations suivantes concernant les indemnités kilométriques :
Champ Description

Véhicule, Puissance et Kilomètres

Ces champs remplacent les champs Puissance et Km / Total.

Sélectionnez le véhicule du collaborateur et le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de la dépense.

La liste d'aide Véhicule ou Puissance affiche les véhicules associés au collaborateur et à la nature sélectionnée.

Km parcourus total

Affiche le nombre de kilomètres parcouru par le collaborateur qui correspond à la somme du nombre de kilomètres renseigné sur la dépense actuelle et du nombre total de kilomètres parcourus par le collaborateur :

  • avec le Véhicule renseigné ;
  • sur la nature de dépense renseignée ;
  • sur l'année de la date de la dépense ;
  • sur la société de connexion.

Montant calculé

Affiche le montant calculé qui correspond au montant total de la dépense actuelle et des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :

  • avec le Véhicule renseigné ;
  • sur la nature de dépense renseignée ;
  • sur l'année civile de la date de la dépense ;
  • sur la société du collaborateur.

Note

En cas de passage à un seuil de remboursement supérieur sur la note de frais, le changement de seuil est reflété dans les montants uniquement après avoir terminé la note de frais.

Montant déjà remboursé

Affiche le montant déjà remboursé qui correspond au montant total des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :

  • avec le Véhicule renseigné ;
  • sur la nature de dépense renseignée ;
  • sur l'année civile de la date de la dépense ;
  • sur la société du collaborateur.

Montant à rembourser

Affiche le montant à rembourser qui correspond au montant de la dépense actuelle. Il est calculé selon la formule suivante :

Montant calculé - Montant déjà remboursé

Note

Lorsque le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé, les champs Chevaux fiscaux et Total sont masqués.

4 Renseignez les autres champs nécessaires à la création de la dépense puis cliquez sur en haut à droite de l'écran pour enregistrer.
5 Renseignez les informations nécessaires à la création ou modification de la note de frais puis enregistrez.
DMF

041517 ACHATS NOTES DE FRAIS TERMINER

041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF

041542 ACHATS NOTES DE FRAIS TERMINER NDF EN LOT

Expense reports must be completed in order. Thus, it is not possible to complete an expense report if its date comes after the date of another expense report not completed.

Example

The employee A inputs an expense report for February 2025 and already has another expense report for January 2025. The employee must complete the expense report of January 2025 before the expense report of February 2025.

The cancelation of the completion of an expense report must be done in order. Thus, it is not possible to cancel the completion of an expense report if there is another expense report after that is also completed.

Example

The employee B has two expense reports validated. One for the week of February 17th, 2025 and the other one for the week of February 24th, 2025. If they want to modify the expense report of February 17th, 2025, they must:

  1. cancel termination of the expense report of February 24th, 2025;
  2. cancel termination of the expense report of February 17th, 2025;
  3. modify then complete the expense report of February 17th, 2025;
  4. complete the expense report of February 24th, 2025.
DMF

041507 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF TERMINÉE

041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF

041527 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF NON TERMINÉE

041540 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER NDF EN LOT

Expense reports must be validated in order. Thus, it is not possible to validate an expense report if its date comes after the date of another expense report not validated.

Example

The manager A must validate two expense reports: one for February, 2025 and another one for January, 2025. The employee must validate the expense report of January 2025 before the expense report of February 2025.

The cancellation of the validation of an expense report must be done in order. Thus, it is not possible to cancel the validation of an expense report if there is another expense report after that is also validated.

Example

The employee B has two expense reports validated. One for the week of February 17th, 2025 and the other one for the week of February 24th, 2025. If they want to modify the expense report of February 17th, 2025, they must:

  1. request cancellation of the validation of their expense report of February 24th, 2025;
  2. request cancellation of the validation of the expense report of February 17th, 2025;
  3. modify then complete the expense report of February 17th, 2025;
  4. complete the expense report of February 24th, 2025.